Жизнь

Работать нужно не много, а головой: 5 способов избавиться от лишней нагрузки

Автор Freelance.Today

Как фрилансер, вы тратите большую часть своего рабочего дня на непосредственное выполнение работы, верно? Скорее всего, нет.

Если вы внимательно посмотрите на то, как вы проводите свое время, вы обнаружите, что большую часть своего рабочего дня вы тратите на рутину: отвечаете на электронные письма, проверяете статус проекта, планируете встречи, отправляете счета — иногда кажется, что вы вообще не занимаетесь работой!

Выполнение этих повседневных задач — часть ведения небольшого бизнеса. Но если вы обнаружите, что они мешают вам заниматься работой (или отнимают свободное время, или иным образом делают невозможным поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью), у вас есть возможность работать умнее.

Ниже представлены пять стратегий, которые вы можете реализовать, чтобы работать умнее, а не усерднее.

 

Концепция многозадачности от Лесли Сото Валенсуэла

 

1. Создайте блок-схему, объясняющую ваш процесс работы

Какие виды работы отнимают у вас большую часть времени? Скорее всего, это:

  • Электронные письма
  • Звонки
  • Сообщения

И все это — от клиентов, желающих знать статус своих проектов. Хотя вы, вероятно, изложили свой процесс работы в контракте, давайте будем честными — многие люди не читают мелкий шрифт.

Но люди действительнореагируют на изображения, особенно на такие привлекательные, как инфографика. Один из супер-простых способов ответить на большинствовопросов, которые вы получаете изо дня в день, — это отправить каждому клиенту инфографику, объясняющую процесс проектирования, когда они подписывают ваш контракт. В инфографике вы можете разбить процесс на простые для понимания, иллюстрированные разделы, дающие им карту прогресса их проекта.

И не обязательно создавать эту инфографику с нуля. Платформы дизайна, такие как Genially,
 имеют множество настраиваемых шаблонов инфографики, которые вы можете использовать, чтобы наглядно проиллюстрировать свой рабочий процесс и держать каждого клиента в курсе дел.

 

Иллюстрация tubik.arts

 

2. Наймите помощника и передайте задачи на аутсорсинг

Посмотрим правде в глаза: многие ваши повседневные задачи не требуют вашего личного участия. Такие задачи, как планирование звонков, управление электронной почтой, поиск потенциальных клиентов и т. д., — это задачи, которые может выполнить любой человек с организационными навыками и навыками межличностного общения. Одна из самых разумных инвестиций, которую вы можете сделать в свой бизнес, — это нанять помощника, который возьмет на себя эту работу.

Тратя деньги на квалифицированного виртуального помощника, вы можете в конечном итоге увеличить вашу прибыль.

Передавая эту работу на аутсорсинг, вы освобождаете время для развития своего бизнеса и установления связи с большим количеством клиентов. Во-первых, определите, какие задачи можно передать на аутсорсинг. Затем перейдите на онлайн-платформы со списком вакансий, чтобы связаться с виртуальным помощником, который избавит вас от тяжелой работы. Если вы не решаетесь нанять кого-то из-за высокой стоимости, поверьте нам — трата денег на квалифицированного помощника может в конечном итоге увеличить вашу прибыль.

3. Воспользуйтесь преимуществами платформ управления проектами

Это важно,если вы сотрудничаете с другими творческими людьми. В сети есть множество платформ для управления проектами, в том числе:

Каждый предлагает уникальный набор функций. Например, такое программное обеспечение, как Bonsai, идеально подходит для фрилансеров, которым необходимо управлять несколькими задачами и проектами на одной простой в использовании платформе.

Найдите время, чтобы проверить различные приложения и поиграть с их функциями, чтобы увидеть, какое из них лучше всего подходит для вашего стиля работы (и кошелька!). Каждое из них предлагает инструменты для оптимизации вашего рабочего процесса, такие как встроенные календари и простое отслеживание проекта, чтобы вы могли видеть статус каждого проекта в любой момент времени.

Как вы знаете, общение — это основа сотрудничества. Slack — популярный инструмент коммуникации для команд, но не единственный. Другие платформы, которые вы можете использовать для быстрого и удобного обмена сообщениями с товарищами по команде и даже с вашими клиентами — Google Hangouts и Discord. Вы можете найти идеальное дополнение к вашей платформе управления проектами.

 

Иллюстрация Юстины Лейзите

 

4. Автоматизируйте свой первый ответ каждому клиенту

Вам не нужно лично отвечать на каждый полученный запрос. На самом деле, разумно неотвечать на запросы клиентов впервые — по крайней мере, лично.

Когда люди пишут письмо фрилансеру, они ожидают ответа в разумные сроки. Вместо того, чтобы отрываться от работы и рассылать 
 ответы каждому потенциальному клиенту по электронной почте, используйте такой инструмент, как Zendesk,для автоматического ответа. Таким образом, каждый клиент получает своевременное подтверждение и сообщение о том, чего ожидать дальше, а вы получаете удобный буфер времени для чтения каждого электронного письма и ответа.

5. Делайте одну задачу за раз… всегда

Многозадачность — это простой способ одновременно выполнять несколько задач… не так ли?

Вообще-то, нет.

Десятилетия исследований показали, что многозадачностьне только невозможна 
, но и замедляет работу. Когда вы отвечаете на электронное письмо во время работы над проектом клиента, вам требуется в среднем 15 минут,чтобы вернуться в рабочий режим. Это еще не все — это снижает вашу эффективность до 40 процентов.

Другими словами, многозадачность в значительной степени противоположна умной работе.

Вместо того, чтобы пытаться сэкономить время, выполняя несколько задач одновременно, сознательно сосредотачивайтесь на одной задаче за раз .

Мы знаем, что легче сказать, чем сделать, поэтому вот несколько стратегий, которые помогут вам противостоять побуждению к многозадачности:

  • Отключите уведомления: сделайте это на своем телефоне, компьютере, на каждом устройстве, на которое вы получаете уведомления. Мы знаем, насколько неотразимым может быть этот звук уведомления — он фактически заставляет ваш мозг посылать аварийные сигналы 
 через ваше тело и отключает когнитивные функции более высокого уровня. Так что отключите уведомления и вместо этого установите будильники в различные моменты в течение дня, напоминающие вам проверить электронную почту и другие сообщения.
  • Принимайте звонки подальше от рабочего места: когда вы разговариваете по телефону, особенно с несколькими участниками, можно легко уделить разговору половину своего внимания и использовать это время, чтобы отправить несколько электронных писем, наверстать упущенное из-за другой работы администратора. или просто пролистайте социальные сети. Устраните это желание, отвечая на звонки со своего рабочего места — или, если это невозможно, закройте все вкладки, кроме звонка.
  • Скажите «нет», когда вам нужно: часто мы оказываемся в режиме многозадачности, потому что мы взяли на себя слишком много задач и теперь у нас не хватает времени. Иногда вам нужно просто сказать «нет» новому запросу и сосредоточиться на том, что уже есть. Если в запросе вы не можете сказать «нет», например, статусный звонок или важный вопрос, скажите запрашивающему, что вы можете поговорить с ним позже, а затем назначьте время, которое позволит вам полностью сосредоточиться на нем.

 

Рисунок Тимо Куйдера

 

Стремитесь к постоянному совершенствованию

Непросто — а для многих из нас даже невозможно — реализовать все эти стратегии одновременно. Вместо того, чтобы пытаться быть какой-то безупречной машиной, сделайте ставку на постоянное улучшение своей эффективности и навыков обслуживания клиентов с течением времени.

Один из способов сделать это — попросить клиентов заполнить анкеты после завершения проекта. В этих анкетах ваши клиенты могут сообщить вам, что, по их мнению, вы сделали хорошо, что вы можете улучшить, и какие аспекты взаимоотношений между фрилансером и клиентом являются для них наиболее важными.

Как только вы узнаете, что ваши клиенты больше всего ценят в своих отношениях с вами и как вы можете обслуживать их наиболее эффективно, возьмите на себя обязательство внедрить одну новую стратегию для более разумной работы с каждым проектом. Это может означать настройку автоответчика для вашей контактной формы прямо сейчас, чтобы ваш следующий потенциальный клиент получил своевременное дружеское приветствие.

Затем, когда вы начнете работать со своим следующимклиентом, эта стратегия станет частью вашей рутины, и вы будете готовы реализовать еще одну, например, нанять помощника.

По мере того, как вы пробуете разные стратегии, вы обнаружите, что одни из них работают для вас, а другие — нет. Все это часть построения эффективного малого бизнеса. Помните, чем больше у вас будет напряженной работы, тем больше у вас будет времени на создание потрясающих работ, каждый раз превосходящих ожидания ваших клиентов.


Источник

  • 1278