Ошибки при оценке проекта и как их исправить

Автор: Елизавета Гуменюк

Просто люблю писать, переводить и давать людям возможность читать интересный контент. И пусть я не всегда идеальна — есть к чему стремиться!!!

Согласитесь, всегда приятно, когда кто-то новый обращается к вам с вопросом по работе – тем более, если это что-то интересное. Однако довольно часто фрилансеры проявляют чрезмерную амбициозность на данном этапе и спешат с оценкой проекта, желая удивить потенциального клиента и показать ему, насколько для них это важно.

Намерение, безусловно, хорошее, но спешка с оценкой настроит вас на будущее разочарование: когда люди торопятся – они совершают ошибки.

Если вы спросите любого фрилансера со стажем, то он наверняка расскажет, как много ошибок совершал, особенно в самом начале карьеры, оценивая проекты. В результате были моменты, когда приходилось работать почти бесплатно, выполнять проекты в убыток себе и проходить через неловкие разговоры с клиентами. Все это совсем не весело.

Мы предлагаем список из основных ошибок, которые совершают фрилансеры при оценке проекта, а также советы как их исправить, а то и вовсе предотвратить.

1. Личное общение с клиентом на раннем этапе

Опытный фрилансер никогда не готовит и не отправляет потенциальному клиенту примерную оценку проекта, пока не поговорит с ним лично, по телефону или через видеочат. Общение с клиентами позволяет задать нужные вопросы для проверки как клиента, так и проекта; собрать важную информацию, необходимую для точной подготовки оценки; получить ответы на любые вопросы; увидеть, есть ли вопросы у самих клиентов, и убедиться, что вам понравится работать с ними и работать над проектом.

Разговаривая с потенциальным заказчиком, прежде чем дать оценку, вы гарантируете, что не потратите драгоценное время на составление предложений для человека, который не подходит вам и не собирается становиться клиентом.

2. Минимальная почасовая ставка

Слишком много фрилансеров оценивают проекты на основе лучших предположений, средних отраслевых показателей, прошлых проектов или того, сколько клиент может заплатить – это рецепт катастрофы. Каждый фрилансер должен знать свою минимальную почасовую ставку, чтобы он мог зарабатывать желаемую сумму и наслаждаться качеством жизни, которую он хочет.

Минимальная почасовая ставка — это минимальная сумма денег, необходимая за час работы, чтобы оплатить все расходы, отработать нужное количество часов и получить прибыль. Это ваши затраты на ведение бизнеса.

При расчете минимальной почасовой ставки вы не можете просто разделить доход, который хотите получить, на количество часов, которое вы хотите работать. Вы также должны принять во внимание:

• Общие накладные расходы, включая аренду, телефон, интернет, коммунальные услуги, офисное оборудование, мебель и расходные материалы, подписку на программное обеспечение и услуги, рекламу и маркетинг, обучение.
• Общее количество оплачиваемых часов, включая количество рабочих часов в неделю и количество оплачиваемых часов.
• Общее количество выходных, включая больничные, отпуск, праздники и деловые поездки.

3. Учет прибыли

Оценивая новые проекты, вы не можете просто оценить объем работ, исходя из количества часов, которое потребуется для выполнения, и расходов, которые у вас есть. Вы также должны включить надбавку прибыли.

Помните, ваша зарплата — это не прибыль, это деловые расходы.

Прибыль — это то, что остается после того, как все расходы были оплачены, включая вашу зарплату, которую можно реинвестировать в бизнес.

4. Учет дополнительных расходов

Иногда проекты требуют покупки определенных материалов, инструментов, плагинов или технических решений. Если вы будете приобретать какие-либо из этих предметов от имени своего клиента, вы должны учесть эти расходы заранее в оценке проекта. Если нет, вам необходимо точно указать, что клиент должен купить, и дополнительные расходы.

5. Неправильное определение объема проекта

При оценке нового проекта ваша цель должна состоять в том, чтобы наметить прямой объем работ, предоставить наиболее точную оценку возможных затрат и установить ожидания.

Проблема в том, что фрилансеры часто забегают вперед. Они предоставляют оценку проекта без должной осмотрительности, позволяющей собрать все детали, необходимые для определения кристально чистого объема работ; точно сообщить, что включено, а что нет; а также обозначить процесс и общие сроки, связанные с каждым этапом.

Прежде чем создавать оценку проекта, обязательно изучите все потенциальные возможности и задайте много вопросов.

Узнайте не только то, что нужно клиентам прямо сейчас, но и то, что они намерены делать в будущем. И, на всякий случай, подумайте об увеличении срока выполнения. Почти каждый поставщик услуг переоценивает свои возможности и недооценивает количество времени, которое требуется для выполнения работы.

6. Предоставление паакета вариантов

Предоставление одного варианта делает предложение тем, что лучше для вас, а не тем, что лучше для клиента, а перечисление каждого элемента, который клиент получит за эту цену, настраивает вас на неудачу.

С другой стороны, предоставление нескольких вариантов, дает понять клиенту, что он получит в случае выбора среднего варианта, а также что ему даст начальный пакет или так называемый «все в одном», что, в свою очередь, позволяет ему принять наилучшее решение для своих нужд.

Создавая три варианта в виде пакетов, вы усложняете для потенциальных клиентов сравнение вашей оценки с оценкой конкурента. Когда клиент может это сделать, обычно выигрывает самый дешевый вариант.

7. Включение условий

Если вы работаете в бизнесе достаточно долго, вы знаете, что ни один проект не идеален. Если бы каждый клиент был хорошим, не было бы таких сайтов, как «Адовые клиенты». И если бы каждый проект был идеальным, нам не пришлось бы иметь дело с заказчиками, у которых имеются в запасе ужасные истории о предыдущем опыте работы с фрилансерами.

В каждом договоре, оценке или предложении, которое вы отправляете, вы должны включать четкие условия, которые устанавливают ожидания, объясняют, как все работает, и что произойдет, если все пойдет наперекосяк.

Не упускайте платежные, технические или юридические условия, только потому что это звучит пугающе или из-за этого оценка выглядит слишком длинной. Помните, что хорошие контракты защищают вас и вашего клиента, а также настраивают на долгосрочный успех и выгодные отношения.

8. Следование своим убеждениям

Когда вы компрометируете свой процесс, то, как вы ведете бизнес или свои условия, это негативно сказывается на проекте. Вы словно позволяете клиенту указывать вам, что делать и как вести дела.

Помните, что вы профессионал, эксперт, которого нанимает клиент, чтобы помочь ему достичь того, что он не может сделать самостоятельно.

Придерживайтесь своих систем и процессов, а также следуйте своим убеждениям, потому что именно так вы будете в состоянии лучше вести бизнес — вы сможете лучше обслуживать своего клиента и получать лучшие результаты.

9. Предложение как часть маркетинга

Предложение является важной частью процесса продаж и маркетинга.

Зачастую потенциальный клиент, которому вы предоставляете предложение, не единственный, кто принимает окончательное решение о сделке. Вместо этого он делится вашим предложением (и, возможно, предложением конкурента) с деловым партнером, его руководителем, супругом или другими заинтересованными сторонами в поисках обратной связи. Проблема в том, что эти другие люди могут не знать, кто вы, могут ничего не знать о вашей компании или репутации, и, возможно, никогда не были на вашем сайте, не видели ваше портфолио и не читали положительные отзывы.

Именно поэтому вам нужно рассматривать ваше предложение как еще один маркетинговый инструмент, который поможет вам заключить договор и привлечь клиента.

Совет от профессионалов: рассмотрите возможность добавления раздела о компании и о членах команды, с которыми будет работать клиент в ваше предложение, а также добавьте несколько соответствующих отзывов.

Предоставьте заинтересованным сторонам информацию, в которой они нуждаются, чтобы ответить «Да» на ваше предложение.

10. Приоритет потенциального клиента

Если вы фрилансер, у вас определенно могут быть периоды, когда работа почти превышает количество возможных часов. Мы также знаем, что найти правильный баланс между обслуживанием существующих клиентов и привлечением новых может быть трудно.

Когда вы закончите встречу, звонок или видеочат с потенциальным клиентом и следующим шагом станет подготовка и предоставление предложения по проекту, не будущего заказчика, тем больше вероятность того, что он подпишет его и станет новым клиентом, потому что вы показываете ему, что он и его бизнес важны для вас.

11. Усложнение начала проекта

Помните, что все от первоначальной оценки до постпроектного сопровождения, должно облегчить работу клиента. Точно так же, как и вы, ваши клиенты заняты и часто перегружены работой. Ваша задача — облегчить стресс и убедиться, что проект идет гладко и требует минимального количества усилий со стороны клиента.

Такой подход особенно важен в самом начале проекта. Вместо того, чтобы просить клиента распечатать контракт, подписать его, а затем переслать вам, рассмотрите возможность использования программного обеспечения и онлайн-инструментов, которые позволяют отправлять предложение или оценку, отслеживать активность и предоставляют клиенту возможность принимать, подписывать и оплачивать работу в электронном виде.

12. Трудности с оплатой

Крайне важно, чтобы вы упростили для клиента оплату, и это означает предоставить несколько вариантов, чтобы он мог выбрать наиболее подходящий.

• Предоставьте варианты условий оплаты, включая полную оплату, план оплаты и варианты предоплаты.
• Укажите варианты оплаты, включая чеки, банковский перевод, кредитную карту и электронные кошельки.

13. Проверка опечаток и ошибок

Закончив создание предложения, не отправляйте его сразу. Вместо этого отложите его и возвращайтесь позже со свежей головой, а затем тщательно его вычитайте. Оптимальный вариант сделать это, читая вслух.

Если вы не доверяете себе в том, что касается коррекции, убедитесь, что у вас есть человек, к которому можно обратиться, и кто сделает это за вас.

Рассмотрите возможность создания контрольного списка обеспечения качества, который будет использоваться каждый раз при создании нового проектного предложения.

14. Контроль последующих действий

Никогда не нужно предоставлять потенциальному клиенту предложение, а затем сидеть сложа руки и ждать, чтобы вам ответили. До тех пор, пока не будет одобрена стоимость проекта и не поступит предоплата, вы все еще рискуете потерять клиента.

При предоставлении оценки:

• Сообщите, что вы готовы ответить на любые вопросы или предоставить дополнительную информацию, которая поможет принять правильное решение.
• Скажите клиенту, что, если вы не получите ответа к определенной дате, вы сами свяжетесь с ним.

Создавайте оценку проекта с уверенностью

Теперь, когда вы знаете, чего не следует делать, оценивая проект, и как избежать повторения ошибок в будущем, вы можете с уверенностью создавать новые предложения. Просто соблюдайте эти 14 советов:

1. Поговорите с клиентом, прежде чем приступать к составлению оценки.
2. Знайте свою минимальную почасовую ставку и используйте ее для расчета цены пакета.
3. Вносите прибыль в каждую оценку, чтобы стимулировать будущий рост бизнеса.
4. Учитывайте любые дополнительные расходы, даже такие как лицензии на плагины.
5. Проведите анализ, чтобы правильно определить объемы проекта.
6. Обеспечьте различные варианты предложения.
7. Включите четкие, простые и понятные технические, платежные и юридические условия.
8. Придерживайтесь своих убеждений, своих систем и процессов работы.
9. Сделайте свою оценку маркетинговой частью, которая помогает неизвестным заинтересованным сторонам сказать «да».
10. Покажите клиенту, что он является приоритетным, предоставляя оценку своевременно.
11. Сделайте начало проекта как можно проще.
12. Предложите несколько вариантов оплаты, чтобы клиент мог выбрать тот, который лучше всего подходит для него.
13. Вычитайте предложение и внимательно изучите его на предмет точности и качества.
14. Держите под контролем весь дальнейший процесс вплоть до поступления предоплаты.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете успешно выбрать правильных клиентов и проекты для своего бизнеса.

Всем успешной работы и творчества!

Источник