Жизнь

Как спланировать и провести виртуальную встречу

Автор Freelance.Today

Развитие технологий позволяет вам виртуально встречаться с людьми, которые могут находиться в другой стране.

Виртуальные встречи  становятся все более популярными с каждым днем, и с помощью мероприятий такого типа вы можете решать различные задачи: презентовать продукт клиенту, проводить планерки с членами команды или даже  проводить вебинар  для третьих лиц. 

Но не думайте, что вам не нужно планировать встречу заранее только потому, что это  виртуальное мероприятие. Важно подумать о том, сколько времени займет встреча, о лучшей платформе для ее проведения и многом другом. 

Если вам нужны советы, как спланировать и провести виртуальную встречу, вы обратились по адресу. В этой статье мы обсудим: 

  • Что такое виртуальная встреча?
  • Какие преимущества у этой стратегии?
  • Как спланировать и провести виртуальную встречу?

Продолжайте читать!

Что такое виртуальная встреча?

Во-первых, нужно понять, что это за формат. На практике виртуальная встреча представляет  собой встречу между людьми в разных местах  — офисах, городах или даже странах — с помощью видео, аудио и текста.

Все это в режиме реального времени, без необходимости физического присутствия в одном месте. Таким образом можно быстро обмениваться информацией и данными.

Агентство интернет-маркетинга, например, может показать  бизнес — презентацию  для клиента, который живет в другом городе. Вы можете эффективно представить инфографику и изучить аудиовизуальный контент на виртуальной встрече.

Менеджер также может провести виртуальную встречу, чтобы составить планы и установить цели вместе со своей командой. С наиболее подходящим программным обеспечением разговор может протекать так же хорошо, как если бы все встречались лично.

Поэтому виртуальные встречи могут быть полезны в разных ситуациях и для разных целей. Однако самое главное — уметь правильно использовать технологии.

Давайте посмотрим на преимущества виртуальных встреч.

Какие преимущества у этой стратегии?

Каковы преимущества инвестирования в виртуальные встречи для общения с клиентами, партнерами или командой? Ознакомьтесь с основными!

Оптимизация времени

Главное преимущество — это оптимизация рабочего времени всех участников.

Представьте, сколько часов можно потерять на дорогу даже в пределах города, не говоря уже про другой регион или страну. С помощью технологий вы можете эффективно решить эту проблему.

Повышение продуктивности

Виртуальная встреча без перемещений и формальностей, часто излишних, способствует более продуктивному процессу.

Время разговора посвящается исключительно сути вопроса.

Таким образом,  вся ваша команда сможет повышать продуктивность в  течение рабочего дня.

Организация встречи

Может быть не так-то просто переместиться в пределах вашего города или принять клиента в вашем офисе.

Таким образом, виртуальная встреча может создать возможность обсудить важное в загруженном графике. Снизить затраты

Цифровая трансформация  также позволяет вам пользоваться всеми этими преимуществами без необходимости делать крупные инвестиции.

Бесплатные инструменты, интегрированные в программное обеспечение с другими целями, облегчают эти встречи. 

Другими словами, для их выполнения необязательно иметь сложную структуру.

Как спланировать и провести виртуальную встречу?

Теперь, когда вы знаете, что такое виртуальная встреча и ее преимущества, как насчет того, чтобы сделать следующий шаг и узнать, как спланировать и провести виртуальную встречу? Ознакомьтесь с нашими советами!

Поощряйте использование видео

Не все участники виртуальных собраний используют функцию видео во время участия.

Хотя это не обязательно, гораздо приятнее, когда все присутствующие на конференции транслируют свои изображения в этот момент.

Это способ повысить  заинтересованность  во время презентации. 

Например, для встречи с клиентом видео позволяет в реальном времени получать обратную связь о том, что они думают о вашей презентации.

Поэтому следует поощрять использование видео для повышения производительности на протяжении всего собрания.

Разрешите аудиовход

Хотя видео очень актуально, аудио тоже нельзя откладывать.

Ведь существенное преимущество виртуальной встречи именно в практичности, не так ли? В некоторых случаях аудиосервис может быть очень удобным.

Представьте, что вам нужно передать отзыв клиента вашей команде, чтобы продолжить проект, но вы находитесь в аэропорту, возвращаясь в свой город.

Очень важно передать эту информацию как можно скорее, и вы можете использовать функцию звука, чтобы поговорить со всеми участниками.

Проведите тесты перед встречей

Чем важнее встреча, тем более отлаженным должно быть ее проведение. В конце концов, контакт для разговора с вашей командой дает место для возможных проблем с подключением.

Деловая презентация для клиента, в свою очередь, требует гораздо большего внимания к качеству встречи. Поэтому перед презентацией важно провести несколько тестов.

Убедитесь, что компьютер работает нормально, проверьте, какие документы вы будете представлять, и проверьте подключение к Интернету. Наконец, максимально уменьшите вероятность ошибок во время встречи.

Выберите правильное место

Помимо этих технических тестов, важно внимательно следить за тем, где будет происходить передача. В конце концов, свет может повлиять на качество встречи.

Ищите светлое место с хорошим доступом в Интернет и, по возможности, достаточно тихим, чтобы вас никто не побеспокоил.

Будьте осторожны с длиной

Еще один важный фактор, который следует учитывать, — это продолжительность виртуальной встречи.

Это принципиальный момент. Однако привлечь внимание участников не так просто, как при личной встрече. Поэтому встреча должна быть короче обычной.

Чем прямее вы будете, тем лучше будет результат. Это помогает уменьшить отвлекающие факторы и гарантирует, что будут затронуты только самые важные темы.

Помимо повышения продуктивности всех, кто участвует в проекте, это способ избежать скучной встречи.

Примите такую ​​же осанку, как при личной встрече

Обычно мы осторожны при написании электронных писем или отправке сообщений. Когда мы говорим с кем-то, к кому мы не привыкли, такая забота тоже актуальна.

Однако на виртуальной встрече важно сохранять ту же позу, что и при личной встрече.

В конце концов, вы предлагаете заменить личную встречу чем-то, что дает гораздо больше, чем электронная почта, верно?

Поэтому  необходимо сохранять такую ​​же осанку  и гарантировать, что в разговоре будут затронуты даже самые острые и спорные темы.

Таким образом, вы обеспечите большую эффективность и продуктивность встречи.

Отправьте напоминания

Без личного контакта важно напомнить участникам о встрече. В конце концов, люди могут забыть проверить свое расписание и в конечном итоге пропустить мероприятие.

Таким образом, организатор виртуальной встречи должен предотвратить это,  отправив сообщения.

Помимо напоминания, вы можете отправить дополнительную информацию, такую ​​как темы в повестке дня, цель встречи и даже список участников.

Таким образом, вся команда будет в курсе всего, что вы будете обсуждать. Таким образом, они могут хорошо подготовиться, чтобы максимально использовать время, проведенное в контакте.

Выберите подходящий инструмент

Еще один фундаментальный фактор для качественной виртуальной встречи — использование адекватных инструментов. 

Это включает  платформу, которая ценит информационную безопасность и предлагает простоту использования  для оптимизации опыта всех участников.

Существует множество платформ и программного обеспечения для проведения онлайн-встреч. Основные из них:

Выберите тот, который соответствует потребностям вашей команды и облегчит работу всем участникам проекта. Также можно использовать платные решения.

С этими советами проведение  виртуальной встречи  станет намного проще. Таким образом, ваша команда может пользоваться преимуществами, которые предлагает технология.

В противном случае гарантировать участие во время удаленной встречи не так-то просто. Следуя этим методам, вы сможете оптимизировать свой рабочий распорядок.

Источник

 
  • 1309