Жизнь

Как сделать видеоконференцию лучше

Автор Freelance.Today

Теперь, когда большинство компаний по всему миру переходят работать в службы видеоконференций, такие как Zoom, Slack и Google Hangouts, мы наконец-то достигли того впечатляющего будущего, которое предсказывали фантастически фильмы и книги.

Первое, что вы должны знать о видеоконференцсвязи: если вы не используете ее сейчас, то скоро придется. Опрос, проведенный компанией Polycom в 2018 году (стоит отметить, что это компания, занимающаяся производством оборудования для видеоконференций), показал, что 74% ИТ-специалистов говорят, что количество звонков по видеоконференциям увеличилось за последние два года.

Video Conferencing Daily, новостной веб-сайт, посвященный исключительно видеоконференцсвязи, предсказал, что 86% предприятий США будут использовать эту технологию к концу 2018 года. Невозможно сказать, были ли они правы, потому что видеоконференцсвязь как коммуникационная сила настолько нова, что не так много ученых изучают ее. 

Сегодня же, во время пандемии, все переехали в Zoom. Тут учатся, работают и общаются.

«Видеоконференции как концепция не новы — необходимость в них существует уже десятилетия», — говорит Ниташа Валия, менеджер по продуктам Zoom. «Инструменты просто работают сейчас. Не нужно куда-нибудь лететь, потому что звонок отключается пять раз, и ты не можешь слышать другого человека».

Я работаю из дома, и обычно беру интервью, сидя на диване в нижнем белье. Но когда речь идет о видеозвонке… тут нужно и сделать какое-то подобие прически, и подкраситься, и убрать хлам из детских игрушек и одежды (и самих детей) на заднем плане.

Мне лично стали нравиться звонки в Zoom больше, чем личные встречи, потому что я могу подправить свою внешность, исчезнуть, убрать морщины. Помимо этого, есть возможность контролировать фон, среду, качество звука.

Сегодня каждый должен научиться проводить (или участвовать) в видеоконференции, потому что плавное внедрение этой технологии будет более важно для будущего успеха, чем изучение практически любого другого нового программного обеспечения для бизнеса.

Не то чтобы мы все собирались пройти весь Фаренгейт 451 и взаимодействовать исключительно на экранах размером со стену.  По своей сути, видеоконференцсвязь — это маленький шаг вперед. Шеннон Марлоу, доцент кафедры менеджмента в Университете Техаса в Сан-Антонио, обнаружил, что команды наиболее эффективны, когда они используют виртуальные инструменты в дополнение к реальной жизни.

Все это говорит о том, что вам все равно придется встречаться с людьми, но вам также придется встречаться с ними и по видеосвязи.

Осталось только научиться делать эти видеовстречи идеальными (ну или хотя бы приближенными к идеалу).

Смотрите на камеру

Зрительный контакт дает информацию о вашем эмоциональном состоянии и намерениях. Когда вы разговариваете по видеосвязи, то, глядя на глаза другого человека, можно заметить, как он смотрит вниз или в угол. Итак, посмотрите на камеру.

Это сложно, да, ведь хочется смотреть на себя любимого или на изображение собеседника. Можно обмануть мозг, выбрав настройки в программном обеспечении для видеоконференций, которые увеличивают говорящего или располагают его изображение ближе к верхней части экрана, ближе к камере вашего компьютера. Само собой разумеется, худшее, что нужно сделать, это смотреть на свое собственное лицо размером с почтовую марку, проверяя, в норме ли ваша прическа.

«Когда камера направлена ​​на вас, вы хотите зафиксировать свое собственное изображение», — говорит Джим Сомерс, представитель GoToMeeting, другой службы видеоконференций. «Можно поправлять цепочку или очки, если вам нужно, но люди заметят, если вы постоянно суетитесь из-за волос или кривляетесь на камеру».

Сделайте введение

Небольшие жесты могут снять неловкость.

«Я думаю, что важно представлять людей», — говорит Диана Готцман, эксперт по этикету, которая часто рассматривает влияние технологий на манеры. «Вместо того, чтобы просто сказать:«Хорошо, у нас здесь Катя, Вася и Петя», позвольте им что-то сказать… Таким образом, другие люди смогут услышать тон голоса и увидеть человека».

Наличие встроенной возможности выступить в начале видеоконференции повышает вероятность того, что вы будете звонить позже.

Минимизируйте отвлекающие факторы

Сомерс также предлагает отключить микрофон, когда вы не разговариете, чтобы минимизировать фоновый шум, который при встрече с несколькими участниками вне офиса может стать какофоническим.

Ваш телефон звонит, когда ваш начальник делает важное замечание, выглядит не очень хорошо, но даже небольшие шумы от заметок и ответов по электронной почте могут распространяться по всей комнате.

Старайтесь быть не слишком многозадачны, так как это выглядит как незаинтересованность. Любой, кто имеет опыт в видеоконференцсвязи, знает, что если ваши глаза смотрят куда попало, вы гуглите, расслабляетесь или спорите со своими родственниками в Facebook. 

Не перебивайте

Видеоконференцсвязь позволяет селать так, чтобы 25 человек пытались разговаривать друг с другом одновременно. Но это не выход.

Идеальный размер группы собеседников — около четырех. Если вы добавите еще 20 человек, у вас больше не будет разговора. Планируйте соответственно: установите четкого лидера и программу заранее.

Вы можете часто перебивать людей по телефону, но будете делать это реже, когда сможете видеть их мимику и понимать, что они собираются что-то сказать. Помогает также просмотр значков, указывающих на то, что у кого-то был только микрофон без звука.

Проверьте технологии

Прежде чем начать важный видеозвонок, проверьте скорость своего интернета. Вы можете увидеть скорость загрузки и выгрузки на таких сайтах, как Speedtest . Убедитесь, что оба имеют скорость 1,2 Мбит / с или выше. Если вы работаете с видеоконференцией, попробуйте использовать проводное соединение с сетью вашей компании. Bluetooth-гарнитура может показаться визуально заметной, но если она удобна и имеет отличный микрофон, это сделает ваше участие непринужденным.

Улыбайтесь

Вы когда-нибудь видели нахмуренного ведущего утренней телепередачи? Нет, потому что оптимизм выглядит великолепно на камере.

Вы можете нарушить практически все правила в этом списке, если вы улыбаетесь и кажетесь искренними. А если ничего не помогает, отключите видео и аудио и сделайте вид, что ваша собака / ребенок  помочились на ковер. Никто не будет задавать вопросы.

 

Источник 
  • 1062