Многие фрилансеры сталкивались с ситуацией, когда времени на выполнение проекта категорически не хватает. И вроде бы все делаешь правильно – полон сил, проснулся с самыми лучшими намерениями, готов горы свернуть. Есть список дел, все по уму, приоритеты расставлены, впереди плодотворный рабочий день. Однако к вечеру становится ясно, что половина поставленных задач далека от завершения. Что же произошло? Ну да, было несколько перерывов в течение дня – а как же без перерывов? Также пришлось пообщаться с заказчиками и ответить на несколько сообщений. Пару раз пришлось прерваться, чтобы перекусить, это отняло какое-то время, но голодным работать не вариант. С собакой погулять пришлось. На часах почти полночь, пора спать и, следовательно, несделанные дела переносятся на завтра. Знакомо?
Если знакомо и, что самое неприятное, такое происходит регулярно, значит нужно признать, что у вас проблемы с управлением временем. Но не стоит начинать волноваться – проблема распространенная и все еще можно исправить.
Вот 5 стратегий, которые помогут эффективно управлять своим временем.
ИНФОРМАЦИОННАЯ ДИЕТА
Далеко не каждый фрилансер может создать что-то действительно стоящее, не обращаясь к источникам информации. На исследования и сбор нужных сведений уходит много времени и часто без этого никак не обойтись. При этом многие фрилансеры попадают в ловушку, подсознательно считая, что сбор информации, разговоры с клиентом о проекте, поиски дополнительных сведений, которые можно будет использовать – это и есть работа. В определенном смысле это так, но если поиском данных и другими второстепенными делами подменять рабочий процесс, то ни к чему хорошему это не приведет. Придется сесть на информационную диету. Она очень проста и включает в себя три пункта:
1. Выделите 30 минут на просмотр электронной почты и ответы на сообщения
Вот и все. Желательно делать это с утра, чтобы в течение дня больше не отвлекаться. То же самое касается мессенджеров и социальных сетей, если заказчики предпочитают общаться таким способом. Сообщите им, что доступны в начале дня и они (если это нормальные клиенты) перестроят свой график. Какие-то не слишком важные задачи можно обсудить в обеденный перерыв или после работы, если в этом есть необходимость.
2. Ограничьте время просмотра веб-страниц
Безусловно, фрилансеру никак не обойтись без дополнительной информации. Однако интернет-серфинг затягивает и вынырнуть из информационной пучины бывает очень нелегко. Значит, придется ставить ограничитель. Это достаточно трудно, так как некоторые сведения нужны прямо сейчас, непосредственно во время работы. Возвращаться к работе нужно сразу же, как только все нужное найдено, но возник соблазн просмотреть еще несколько сайтов, чтобы быть полностью «в теме». Вряд ли дополнительная информация так уж важна – она только отвлекает от работы.
К примеру, если фрилансер является дизайнером одежды, ему нужно знать многое о тканях, с которыми он будет работать. Нужные данные он может искать в течение всего рабочего дня, однако в какой-то момент нужно прекращать поиски. Если информации достаточно, то нужно прекращать исследования и сосредоточиться на завершении проекта.
3. Отключите телефон во время работы
Очень часто родственники и друзья, плохо понимают, чем занимается фрилансер. Им кажется, что он сидит дома за компьютером – а это в их понимании не работа. Следовательно, они полагают, что можно звонить в любое время – все равно человек «ничем не занят». Так не пойдет. Нужно максимально корректно объяснить своим близким, что вы действительно заняты и попросить звонить только в определенное время, к примеру, в обеденный перерыв. Если вы не будете отвечать на их звонки, они будут знать, что все в порядке, просто человек работает.
Если становится ясно, что производительность падает из-за непомерного информационного аппетита, то строгая инфодиета обязательно поможет!
СТАНЬТЕ СПРИНТЕРОМ
Люди, которые умеют полностью сосредоточиться на работе, бывают очень производительными. Они полностью погружаются в рабочий процесс и работают намного быстрее, чем те их коллеги, которые постоянно отвлекаются по пустякам. Однако невозможно быть сосредоточенным в течение долгого времени – это тяжело. Следовательно, нужно остановиться и немного отдохнуть.
Такие фрилансеры подобны спринтерам – их задача состоит в том, чтобы выложиться по полной за короткое время, затем «отдышаться» и снова начать работать. Фрилансер-спринтер работает 25-30 минут, в течение которых он ни на что не отвлекается, а затем делает небольшой перерыв, чтобы привести мысли в порядок и набраться сил для следующего рывка. Многим поначалу такой стиль работы покажется трудным и неудобным, но со временем дискомфорт исчезнет, а производительность существенно возрастет.
Эти всплески активности должны происходить при отсутствии отвлекающих факторов – нельзя разговаривать, отвечать на телефонные звонки или сообщения в скайпе, есть или пить. На первых порах можно работать с таймером, чтобы сформировать устойчивую привычку. Работа «короткими перебежками» настолько эффективна, что многие будут поражены, как много им удалось сделать в течение рабочего дня.
НАУЧИТЕСЬ ГОВОРИТЬ «НЕТ»
Как уже отмечалось выше, многие люди не считают работу фрилансера серьезным делом. И полагают, что к нему можно обратиться в любое время. И начинается – звонит приятель, просит помочь решить какую-нибудь проблему. Родители просят сходить в магазин. Жена не может забрать ребенка из школы и требует, чтобы это сделали вы.
А что было бы, если бы фрилансер работал в офисе? Никому и в голову не пришло отвлекать занятого человека – ведь всем понятно, что работа это святое, а за отлучки в течение дня его и уволить могут.
Многие фрилансеры стремятся сохранять хорошие отношения со своими близкими и боятся ответить отказом на просьбу, даже если это может подождать. Важно помнить, репутация хорошего человека часто мешает стать успешным фрилансером.
Нельзя позволять друзьям и близким садиться себе на голову – если они поймут, что вас можно отрывать от работы, то это будет происходить постоянно. И каждый перерыв будет снижать производительность – ведь придется потратить какое-то время на новое погружение в работу. Говорить «нет» безумно трудно, но работа есть работа и это должны ясно понимать другие люди.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ TO-DO СПИСКИ
Всякая работа имеет начало и конец, поэтому нужно вовремя «закрывать офис». Да, фрилансеры не ограничены строгим графиком и могут планировать рабочий день так, как им хочется. Некоторые предпочитают работать с утра, другим лучше работается в вечерние часы. Как бы то ни было, нужно знать, когда именно заканчивать работу.
Контролировать свое время очень помогает To-Do списки, в которых указано, сколько времени отводится на ту или иную работу. Естественно, там указано, когда нужно остановиться и заняться личными делами. При работе со списком дел нужно обязательно отвести 20-30 минут в самом конце, чтобы просмотреть, все ли было сделано так, как задумано и составить новый список на следующий день.
При этом список нужно составлять с умом – не просто записывать все дела, которые нужно сделать, а расставлять задачи в приоритетном порядке. Важные дела имеют наивысший приоритет, поэтому их нужно помещать в верхнюю часть списка. Второстепенные задачи, соответственно, разместятся внизу и если до них так и не удалось добраться, то ничего страшного не произойдет – просто их нужно внести в список дел на завтра.
Ключевой момент в работе со списком дел состоит в том, что ни в коем случае нельзя переходить к пункту №2, если был не завершен пункт №1. Каким бы трудным или неприятным ни было дело, приоритет важнее.
КЛИЕНТЫ – ЭТО НЕ НАЧАЛЬНИКИ
Одной из причин, по которым человек отправляется в свободное плавание, является нежелание работать под руководством начальника. Фрилансера устраивает, что он сам себе босс – иначе зачем ему оставлять уютный офис и стабильную зарплату?
Но нередко встречаются такие заказчики, которые полагают, что раз они платят работнику деньги, то имеют право диктовать, как ему работать. Они настаивают, чтобы фрилансер всегда был на связи в удобное им время, позволяют себе отвлекать человека от работы и всячески мешают.
Это недопустимо. Если позволить заказчику такой стиль работы, то закончится все очень печально – стрессом и резким снижением производительности. Поэтому, если есть подозрение, что перед вами «клиент-начальник», лучше еще до начала работы договориться о том, как пойдет работа. Нужно сразу условиться, когда клиент может обратиться к фрилансеру, а когда нет, установить часы для звонков и обмена сообщениями и договориться о сроках завершения работы над проектом. Только так можно контролировать свой график и избежать перерывов, отвлекающих от работы.
ВЫВОД
Навыки управление временем необходимы каждому фрилансеру, если, конечно, он хочет стать успешным. Время – это ценнейший ресурс, который нельзя тратить по пустякам. Главное – превратить время из врага в союзника и это сразу отразится на вашей производительности.
2 комментария