Жизнь
541 статья › RSS

15 способов найти время для важных дел

Тайм-менеджмент фрилансера

Многие фрилансеры жалуются на нехватку времени. Они работают, как им кажется, изо всех сил, часто перерабатывают, но все равно не успевают сделать все дела. Все это в результате приводит к очень печальным последствиям: сорванным срокам сдачи работ, недовольству заказчиков и жуткому стрессу. «Меня нет времени» — звучит очень весомо. Однако, если вдуматься, это вовсе не весомый аргумент, а самая настоящая отмазка, которая ни в коем случае не должна вызывать сочувствия. У всех в сутках 24 часа, но некоторые успевают сделать все и даже больше, а кто-то к вечеру добирается лишь к середине To-Do списка. Некоторые умудряются находить время для стратегического планирования, в то время как другие мечутся весь день, занимаясь тушением локальных «пожаров». Как сделать так, чтобы времени хватало на все? Управление временем может стать конкурентным преимуществом для любого фрилансера и здесь нет нужды в применении каких-то сложных методик – достаточно лишь дисциплины и здравого смысла. Есть 15 простых способов навсегда перестать произносить фразу «У меня нет времени».

 

Пропускайте все совещания, какие возможно

 

Многие фрилансеры сталкивались со слишком дотошными заказчиками, которые постоянно вмешиваются в творческий процесс. Ну как там у нас дела, спрашивает заказчик и приходится тратить драгоценное время на объяснение того, что уже сделано и над чем идет работа. И хорошо, если клиент проявляется пару раз в день. Иногда бывает гораздо хуже. Единственный способ в этой ситуации – договориться о времени обсуждения проекта.  Совещание можно проводить перед началом работы или после ее окончания, утром или вечером, неважно, но для таких разговоров должно быть выделено время. Иначе продуктивно работать не получится.

 

Если фрилансер работает в команде, ему тоже приходится нелегко. Групповые встречи, при всей их объективной полезности для всего проекта в целом, могут обернуться настоящей катастрофой для самого фрилансера. Особенно, если все эти митинги и брейнстормы проходят в течение всего дня. Такие встречи являются настоящими пожирателями времени, они зачастую бывают бесполезными, так как далеко не все члены команды принимают участие в обсуждении. Зачем, спрашивается, участвовать в совещании копирайтеру или кодеру, если обсуждается дизайн и основная повестка дня это цвет кнопок и размер картинок? Чтобы не страдать от нехватки времени, лучше проводить локальные встречи, на которых будут обсуждаться действительно важные вопросы.

 

Работайте в наушниках

 

Фрилансер работает дома, в одиночку, но это вовсе не значит, что у него меньше отвлекающих факторов, чем у его офисных коллег. Все совершенно наоборот. При отсутствии жесткого контроля со стороны начальства и некоторых коллег многие расслабляются и не слишком следят за рабочим процессом. Для продуктивной работы очень важно быть полностью сосредоточенным на решении поставленной задачи и не отвлекаться по пустякам. Есть очень простой лайфхак, который помогает не обращать внимания на то, что не имеет отношения к работе – работа в шумоподавляющих наушниках. При этом вовсе не обязательно слушать музыку, можно поставить какой-нибудь белый шум вроде плеска волн или шелеста листвы. Способ простой, но очень действенный.

Управление временем 

Работа в тихое время

 

Если у фрилансера нет собственного рабочего кабинета, то ему придется непросто, особенно, если у него есть дети. Члены семьи требуют внимания и мало кто сможет противостоять этому давлению. Однако выход есть: можно работать в те часы, когда никто не отвлекает. Фриланс подразумевает гибкий график, поэтому это преимущество нужно использовать по максимуму. Тихое время можно найти всегда и именно на эти часы нужно планировать выполнение самых важных дел. Раннее утро или поздний вечер прекрасно подойдут – можно спокойно поработать в одиночестве, ни на что не отвлекаясь.

 

Отказ от многозадачности

 

У многих фрилансеров в голове засел совершенно неправильный штамп – им кажется, что если они будут работать в многозадачном режиме, они станут более продуктивными. Это ошибка. На самом деле они станут работать больше и интенсивней, но при этом КПД сильно упадет. Любое переключение с задачи на задачу требует кратковременной концентрации, в результате чего сбивается фокус и становится трудно расставить приоритеты. Чтобы успевать сделать все запланированные дела, нужно отказаться от многозадачности. Социальные сети, электронная почта и мелкие задания могут подождать, пока дизайнер работает над поставленной задачей. Именно в это время происходит движение вперед и чем меньше параллельных рабочих процессов выполняет фрилансер, тем лучше.

 

Работа с e-mail

 

Общение по электронной почте и обмен мгновенными сообщениями могут существенно замедлить работу фрилансера. При отсутствии железной дисциплины это может стать реальной проблемой. Если хочется успевать все вовремя и забыть фразу «У меня нет времени», придется действовать жестко. А именно: не отвечать на письма в течение рабочего дня и изменить статус в мессенджерах на «занят». Очень редко бывает, что сообщение оказывается настолько срочным или важным, чтобы на него нужно было ответить незамедлительно. Поэтому достаточно проверять каналы связи трижды в день – утром днем и вечером. В результате выяснится, что на все про все уходит совсем немного времени – от нескольких минут до получаса, что не может не радовать.

 

Группировка повторяющихся задач

 

В работе фулл-тайм фрилансера много рутины. Это переписка с заказчиками, общение с коллегами, мониторинг проектов на биржах и многое другое. Такие задачи нужно группировать и выделять для них время. Все должно быть подчинено одной цели – освободить время для выполнения самых важных дел. У каждого человека есть период времени в течение дня, когда он наиболее продуктивен. Ни в коем случае нельзя в это время заниматься всякой чепухой, пожирающей время, которого и так мало. Все повторяющиеся изо дня в день задачи можно сгруппировать и выполнять их после того, как будет закончена основная работа. Зачастую приоритет таких задач очень низок, поэтому лучше планировать их выполнение на конец рабочего дня, когда появилась усталость и креатив на нуле, но силы еще есть, чтобы ответить на сообщения и сделать пару н слишком важных дел.

 

Работа над большими задачами

 

Очень часто причина срыва сроков работы заключается в неумении фрилансера работать с большими задачами. Если проект крупный и долгосрочный, объем запланированных работ зачастую выглядит очень пугающе. Тут в дело вступают когнитивные факторы – задача кажется настолько трудной, что к ней очень трудно подступиться. Действительно, чем больше задача, тем труднее найти время, чтобы ее решить. Но не стоит переживать так сильно – если разбить проект на небольшие этапы, работать станет намного легче. При этом можно использовать даже самые непродолжительные промежутки времени: если вдруг в расписании появилось окно, то лучше это время посвятить работе над большой задачей.



 

Лимитирование времени

 

Согласно первому закону Паркинсона, работа занимает все время, отпущенное на ее выполнение. Дизайнер может неделю биться над проектом, стремясь к совершенству – а все из-за того, что он запланировал семь дней на выполнение этой задачи. Однако он сделает тот же объем работ, если обнаружит, что до дедлайна осталось всего несколько часов. Чтобы не тратить время попусту, нужно установить лимиты. При наличии некоторого опыта достаточно легко поставить ограничители на выполнение той или иной задачи. Если фрилансер знает, что у него есть два часа на работу над самой приоритетной задачей, он будет работать более эффективно. При этом в той же ситуации достаточно увеличить лимит – и продуктивность немедленно упадет.

 

Отказ от перфекционизма

 

Все задачи можно условно разделить на три группы: очень важные, важные и неважные. Естественно, приоритет должен отдаваться самым важным делам. А вот на задачи из третьей группы время нужно тратить по минимуму. И тем более не стремиться к совершенству при их выполнении. Лучше всего сделать их как можно быстрее и освободить себе путь для дальнейшего продвижения. Очень часто фрилансеры тратят драгоценное время на шлифовку каких-то совершенно незначительных деталей, на которые заказчик и внимания не обратит. В результате страдает весь проект, так как решение главной проблемы существенно замедляется.

 

Правильная оценка неважных дел

 

Как только фрилансер перестанет смотреть на свою работу через призму перфекционизма, он обнаружит удивительную вещь: неважные дела можно сделать очень быстро. И не имеет значения, сколько пунктов в списке дел занимают мелкие задачи – если подойти к работе правильно, на решение пустяковых проблем уйдет совсем немного времени. Многие фрилансеры очень часто совершают ошибку, переоценивая важность несущественных вещей. В результате время тратится попусту, особенно, если фрилансер стремится работать по графику. График вполне может быть неправильным и, если время расходуется его обязательно нужно пересмотреть. Как следствие, появится свободное время, которое можно инвестировать в решение важных проблем.

 

Работа с календарем

 

Умный фрилансер всегда строит долгосрочные планы. Такой подход позволяет более уверенно смотреть в будущее и избежать длительных периодов простоя. Как и любой бизнес, фриланс непредсказуем, но если иметь работающую стратегию, многих проблем можно избежать. Любой большой план подразумевает правильное использование календаря. Ключевое слово здесь «правильное», так как многие фрилансеры вписывают в календарь только такие дела, которые блокируют работу. Это может быть что угодно: деловые встречи, онлайн-совещания, поход в поликлинику или по магазинам. На самом деле нужно планировать все, включая свою работу и, что самое главное, встречи и другие подобные дела не должны иметь более высокий приоритет, чем основная проблема.

Планирование работы 

Умение говорить «нет»

 

Очень часто фрилансеры жалуются на нехватку времени по той простой причине, что они не могут сказать «нет». Им тяжело ответить отказом на просьбу заказчика внести дополнительные правки. Трудно отказаться помочь неожиданно появившемуся клиенту, обратившемуся с пустяковым заданием. В общем, трудно отказаться от ненужной работы. Как результат – нет времени на важные дела. Это крайне неправильный подход. Обязательно нужно научиться говорить «нет», если становится ясно, что работа не стоит времени, которое будет на нее потрачено. Хорошие отношения с заказчиком очень важны, но от сотрудничества должны выигрывать обе стороны, так что временами придется быть жестким. В долгосрочной перспективе такая стратегия всегда более выгодна.

 

Умение говорить «да»

 

Нередко бывает, что отказать клиенту не то чтобы невозможно, но очень трудно. Если есть чувство, что отказ приведет к конфликту, то лучше сказать «да», но оговорками. Потому что при работе под давлением всегда бывают последствия. Если клиент выдвигает все новые и новые требования, с ними вполне можно согласиться, но при этом выдвинуть свои условия. Клиент хочет еще три варианта дизайна? Или поиграть шрифтами? Да, конечно, но это будет стоить дополнительных денег. Любой труд должен быть оплачен, да? Да!

 

Делегирование

 

Если фрилансер ощущает катастрофическую нехватку времени, то это не всегда означает, что он растяпа и лентяй. Иногда работы бывает настолько много, что ее просто нельзя выполнить в установленные сроки. В такие моменты лучше всего отдать часть заданий на аутсорс, то есть привлечь к работе других фрилансеров. Не стоит слишком жадничать, так как всегда лучше заработать чуть меньше, чем просрочить дедлайн. Делегирование не снимает ответственности с фрилансера, судьба проекта все так же зависит от него, но зато у него появляется больше времени для решения важных задач.

 

Автоматизация рабочих процессов

 

Автоматизация процессов вместе с группировкой задач может творить чудеса. Всегда, когда есть такая возможность, нужно стремиться упрощать свою работу. Если вдруг оказывается, что приходится несколько раз делать одно и то же – это повод задуматься над тем, как можно автоматизировать процесс. Сегодня это достаточно легко: в интернете можно найти множество инструментов, которые позволяют избавиться от рутины. Не использовать их – значит потратить время зря. 

    Понравилась статья? Поделись с друзьями!

    Поделиться

или

следи за новостями в соцсетях

Подпишись на рассылку.

Без рекламы и только самое интересное!

Комментарии

Всего: 0 комментариев

Оставлять комментарии могут только пользователи.

Подписка на Freelance.Today





или

следи за новостями в соцсетях


Фриланс новости, биржи фриланса, freelance