Полезное
653 статьи › RSS

5 "лайфхаков" для списка дел, чтобы успевать делать больше


Существует огромная разница между понятиями быть занятым и быть продуктивным. Будучи занятым, вы попросту топчетесь на месте, затрачивая много энергии, но в итоге не получаете нужный результат, а то и вовсе ничего не добиваетесь.

Быть продуктивным означает, что вы на самом деле прогрессируете, становитесь лучше, идете на «золотую медаль».

Довольно легко увязнуть в мелочах в современной работе. Существует много систем, между которыми мы должны перемещаться – запись времени работы, отслеживании ошибок, бухгалтерский учет, электронная почта и списки дел. Увы, программное обеспечение не делает вас продуктивным. Оно может только контролировать вашу работу, хотя иногда это стимулирует эффективность.
 

Продуктивность начинается с вас! Вы должны решить действовать – завершить задачу и оценить свой следующий шаг. Есть множество программ для управления задачами, но даже они не помогут, если вы сами не можете организовать свои списки дел правильно.


Вот несколько полезных советов, как делать больше и быть более продуктивным.
 

#1 РАЗБЕЙТЕ ЗАДАЧИ НА КУСКИ

Некоторые задачи являются огромными по своим размерам и поэтому должны быть разбиты на более мелкие части. Например, к таким делам относятся все задачи, на выполнение которых у вас уйдет больше двух часов – их необходимо разделить на более мелкие.  В противном случае, ваша способность точно оценить, сколько времени уйдет на данную задачу, будет заниженной.

К примеру, в плане есть такая задача, как «Завершить бюджет на 2016 год». Когда вы решаете активно поработать над этой задачей, то для начала вам необходимо посчитать все шаги, которые нужно сделать для ее завершения.

  • Достать финансы 2014 и 2015 года.
  • Рассмотреть финансы 2014 года.
  • Рассмотреть финансы 2015 года.
  • Подготовить бюджет на 2016 год.
  • Отшлифовать и пересмотреть бюджет на 2016 год.

Дробление большой задачи на более маленькие поможет вам спланировать вещи, которые связаны с ней. Некоторые из них кажутся простыми до тех пор, пока вы не задумаетесь о предшествующих задачах, которые на самом деле требуется выполнить. Очень легко забыть о таких вещах как исследования, анализ и пересмотр. Большинство людей считают только время, потраченное в фотошопе, электронной таблице или текстовом редакторе, не учитывая при этом остальные составляющие работы.
 

Прежде чем с головой нырнуть в следующую задачу или проект, возьмите перерыв и детально все обдумайте. Хорошо спланированный и подробный список поможет вам создать реалистичный график, которого вы можете действительно придерживаться.


Разбейте задачи на столь малые части, насколько это разумно, и думайте целостно, прежде чем установить крайние сроки. Выбор реалистичных сроков убережет вас от стресса, а их последовательное соблюдение по праву оценят клиенты.
 

#2 РЕШЕНИЕ: ДЕЛАТЬ, ДЕЛЕГИРОВАТЬ, ОТЛОЖИТЬ ИЛИ УДАЛИТЬ

Как часто мы начинаем делать определенные вещи, не разобравшись в последовательности и надобности наших действий? А ведь если просчитывать более тщательно свои шаги, можно значительно сократить объем предстоящей работы. Даже если задача оказалась в вашем списке дел, это вовсе не означает, что вы должны торопиться ее выполнять. Вместо этого найдите минутку, чтобы оценить задачу:

  • Может быть, стоит делегировать ее другому специалисту?
  • Способны ли вы завершить ее вовремя?
  • Добавит ли данная задача ценность проекту?

Время бесценно, и не стоит его тратить на задачи, в которых вы не уверены. Если задача вам кажется бесполезной, неясной или невыгодной, вероятно ее можно отложить. В некоторых случаях, задачу необходимо отложить, потому как требуется совместная проверка с другим специалистом или клиентом.


Удаление задач – это, пожалуй, один самых лучших способов убрать ненужное из вашего списка. Что может быть приятнее сокращения списка дел? Опять же необходимо помнить: когда задача является личной, то ее можно просто удалить из списка, но если вы работаете в общей системе, то вам придется пометить ее как выполненную, а затем оставить примечание, почему вы считаете задачу ненужной. Такое примечание необходимо для того, чтобы в дальнейшем задача вновь не вернулась к вам для выполнения.




 

#3 ДЕЛИТЕ ЗАДАЧИ НА ГРУПЫ

Не все задачи являются равными. Некоторые из них требуют серьезных размышлений, другие – вдохновение, а для решения третьих вам понадобится полная тишина и составление сложных таблиц.

Чтобы задачи было легче решать, найдите их общность и сгруппируйте по определенным характерным чертам, а затем выберите период времени, когда вам комфортнее ими заниматься. Например, проверка электронной почты и рассылка счетов клиентам после обеда, а работа над проектами с утра, когда мозг отдохнул и полон свежих идей. Такой подход особенно удобен для задач, которые часто повторяются и занимают много времени. Сортировка по группам позволит вам работать значительно продуктивнее. А главное, вам не придется скакать от творческой работы к повседневной.
 

#4 ДАВАЙТЕ СЕБЕ МЕНЬШЕ ВРЕМЕНИ

Устанавливайте для себя собственные реалистичные сроки, но как можно чаще сжатые. Гарантируем, ваша способность сосредотачиваться резко возрастет, когда вы начнете сокращать время, за которое должны завершить работу. Цель такого метода заключается в том, чтобы стать целенаправленным и внимательным к заданиям, находящимся под рукой.


Научитесь фильтровать несущественные задачи, и это в итоге поможет вам остаться с более коротким списком дел, в который входят небольшие задачи, а кроме того, вы точно знаете, сколько времени вам понадобится на их выполнение. Ко всему прочему, вы обнаружите, что выделяя себе меньше времени на задачи, вы получите больше перерывов.

 

Исследования показали, что человеку нужно отключаться от работы периодически от работы – мы эффективны только в течение 90 минут. После этого начинается снижение продуктивности.


Бросьте вызов самому себе – напишите отчет за 20 минут вместо 30. Оставшееся время используйте для того, чтобы выпить чашечку чая или размяться. Помните – ваш мозг и глаза тоже должны отдыхать.
 

#ЭКСПЕРЕМЕНТИРУЙТЕ С ФОРМАТАМИ

На сегодняшний день существует множество софтов и приложений, которые помогут вам вести правильно свои списки дел, но далеко не каждому они подходят. Лично я по сей день использую для составления списка задач на день листок бумаги и ручку, помечая уже выполненные дела. А для того, чтобы не выходить за рамки положенного времени, я завожу простой кухонный таймер. Что поделать – мне так удобно.

Не стоит насиловать себя, используя новомодные приложения для управления задачами, лишь потому, что так делают многие. Попробуйте поэкспериментировать и найти свой собственный формат списка дел,  который будет наиболее удобным для вас. Это могут быть простые стикеры, старый добрый ежедневник или специальное программное обеспечение. А может вам понравятся браузерные таск-менеджеры, такие как Evernote. Все в ваших руках!
 

ФИНАЛЬНЫЕ МЫСЛИ

Работая подобным образом, вы будете на 100% уверены, что имеете осмысленные задания с реалистичными сроками выполнения. Но главное, вы сможете повысить свою эффективность и продуктивность. Со временем вы научитесь быстро разбираться в приоритетности определенных задач и в том, какие из них можно вычеркнуть. Это значительно уменьшит вероятность стресса, а работа начнет приносить истинное удовольствие.

    Понравилась статья? Поделись с друзьями!

    Поделиться

или

следи за новостями в соцсетях

Подпишись на рассылку.

Без рекламы и только самое интересное!

Комментарии

Всего: 0 комментариев

Оставлять комментарии могут только пользователи.

Подписка на Freelance.Today





или

следи за новостями в соцсетях


Фриланс новости, биржи фриланса, freelance