В сутках всего 24 часа, и, если вы хотите максимально использовать их, вам нужен график.
Создание и соблюдение расписания — как в личной, так и в профессиональной жизни — это лучший способ управлять своим временем и гарантировать, что вы вмещаете все, что вам нужно (и что хотите!) в свою повседневную жизнь. Однако расписание может оказаться сложной задачей, особенно если управление временем не является одной из ваших сильных сторон.
Но даже если вы не являетесь организованным от природы человеком, вы можете вернуть себе контроль над своим временем, и все, что вам нужно – это правильные инструменты.
Давайте посмотрим, почему расписание так важно, и как использовать ежедневник, а также эффективные стратегии управления временем, чтобы вернуть контроль над своим временем и выжать максимум из 24 часов.
Важность ежедневного расписания
Итак, прежде всего: почему так важно иметь ежедневное расписание?
Ваше ежедневное расписание — это своеобразный план на день, который держит вас в курсе того, что необходимо выполнить и помогает максимально использовать свое время.
Однако дело не только в этом: расписание позволяет вам определить «простои». Подумайте об этих временных периодах, которые отнимают ваше время и от которых вам нужно избавиться (я могу буквально видеть вас, бездумно прокручивающих ленту социальных сетей).
И, как будто этого было недостаточно, наличие ежедневного расписания позволяет вам следить за всем, что у вас происходит в течение любого дня, и расставлять приоритеты для важных для вас задач.
В двух словах, ежедневные расписания важны, потому что они дают вам чувство контроля над вашим временем (и вашей жизнью). И давайте будем честны, кто этого не хочет?
Как составить эффективный распорядок дня
Ну, теперь, когда вы знаете, почему так важно иметь ежедневное расписание, давайте поговорим о том, как на самом деле его создавать.
Вот пошаговый процесс создания шаблона ежедневного расписания и получения максимальной отдачи от каждого дня:
Проведите инвентаризацию времени
Помните, мы говорили о «простоях»? Что ж, если вы хотите построить эффективный ежедневный график, вам необходимо выяснить, что именно это за простой, и избавиться от него. Но как лучше всего это сделать? Инвентаризация времени. Используйте инструмент отслеживания времени, чтобы иметь четкое представление о том, как вы проводите свое время в течение всей недели. Отслеживайте все, начиная от составления предложений для клиентов и заканчивая складыванием белья (для задач, которые выполняются в автономном режиме, просто вручную регистрируйте время после этого). В конце недели внимательно посмотрите на то, как вы проводите свое время, определите, где временные простои, и придумайте творческие решения, чтобы вернуть это время назад. Так, например, проводите ли вы каждый день час, стоя перед холодильником, пытаясь понять, что приготовить на ужин? Попробуйте приготовить еду в воскресенье, чтобы у вас были готовые варианты на несколько дней. Открою маленький секрет: выделяю день для приготовления мясных «полуфабрикатов», которые затем складываю в морозильную камеру, и просто ежедневно достаю нужную порцию. Вы тратите 10 часов в неделю на отправку счетов и фактур? Инвестируйте в бухгалтерское программное обеспечение и используйте это время для работы над новыми проектами.
Дело в том, что даже если вы чувствуете себя абсолютно подавленным и загруженным, у вас есть возможность упорядочить свой график и вернуть время назад, и инвентаризация времени — это способ найти такие возможности.
Составьте список ваших ежедневных / еженедельных / ежемесячных приоритетов
После того, как вы сократите простои, вы останетесь с важными для вас задачами. Все, что вам останется для того, чтобы создать эффективный график — организовать и расставить приоритеты этих задач. Перечислите все задачи, которые вы должны (и хотите) выполнять ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Это включает в себя как рабочие задачи (например, еженедельное обсуждение этапов работы с клиентом), так и вещи, которые важны в вашей личной жизни (например, утренняя зарядка или ежемесячное посещение книжного клуба). После того, как будут определены все ваши обязательные задачи, их будет легко включить в свой ежедневный график.
Купите ежедневник, чтобы следить за своим расписанием
Вы вычеркнули из своего расписания те задачи, на которые тратите время впустую, после чего у вас остался список всех важных задач, как рабочих, так и связанных с личной жизнью, которые вам необходимо проработать в своем расписании. Теперь все, что осталось сделать, это фактически создать расписание. И самое лучшее место для этого? Ежедневник. Приобретите ежедневник и зафиксируйте в нем время, чтобы вы знали, что вам нужно сделать, куда вам нужно пойти и когда вам нужно это сделать. Когда вы составляете график, не забывайте планировать такие вещи, как время в пути и заполнять пустоту между встречами; дела часто занимают больше времени, чем вы ожидаете, и, если ваш график слишком забит, это заставит вас чувствовать себя напряженным и перегруженным — и, скорее всего, вы не успеете сделать все. Кроме того, не забывайте планировать перерывы и вынужденные простои! Выполнение всех ваших дел каждый день очень важно, но также важно убедиться, что у вас есть время расслабиться и немного повалять дурака.
Как только вы составите свой ежедневный график, возьмите на себя обязательство соблюдать его. Вот где все может стать сложным. Думайте о своем ежедневном расписании как об обязательстве перед самим собой; вы обязуетесь быть более целеустремленным со своим временем, возвращая контроль над своими повседневными задачами и более эффективно используя имеющихся у вас 24 часа. Составить расписание и не придерживаться его? Это просто пустая трата времени.
Почему важно иметь планировщик?
Как мы уже упоминали, инвестирование в планировщик является обязательным, если вы хотите создать (и придерживаться) ежедневного графика. Но почему именно планировщики являются такими эффективными инструментами планирования?
Очевидно, что планировщики эффективны, потому что они составляют ваше расписание и предоставляют вам возможность точно знать, что у вас на повестке дня. Однако они делают гораздо больше.
Планировщики помогают привлечь вас к ответственности: если вы написали напоминания о том, где вы должны быть и что должны делать, их сложнее игнорировать.
Планировщики также полезны, потому что они помогают держать вас организованными. Вместо того чтобы распределять свое расписание по нескольким устройствам, календарям и заметкам по всему офису или комнате, планировщик организует все ваши ежедневные дела в одном удобном для управления месте.
Ясно, что, если вы хотите создать эффективное ежедневное расписание, вам нужен планировщик. Но что именно вам нужно включить в этот план?
Вот краткое описание пяти обязательных элементов, которые необходимо включить в каждое задание вашего ежедневного расписания:
- Время
- Обязательство
- Другие вовлеченные люди
- Контактная информация
- Примечания/Любые другие соответствующие детали
Допустим, на следующей неделе у вас будет урок игры на фортепиано. Ваше расписание будет выглядеть примерно так:
Вторник, 23 апреля 2021 18:30 — 19:30 Урок игры на фортепиано (имя преподавателя, адрес, номер телефона). Принесите руководство по эксплуатации фортепиано, войти через заднюю дверь.
Итак, у вас есть свой план. У вас есть свое расписание. У вас есть все ваши задачи. Как вы все это организовываете?
Используйте цветовое кодирование для выделения различных обязательств. Например, вы можете выделить рабочие обязательства розовым цветом, семейные обязательства желтым и личные обязательства синим. Таким образом, вы можете с первого взгляда легко определить, какие задачи у вас на повестке дня — и планировать соответственно.
Еще один способ упорядочить свой планировщик — это складывать каждую страницу, когда вы закончите с ней. У большинства планировщиков есть место для годового (или более!) ежедневного расписания; складывание каждой страницы в конце дня облегчает поиск текущего ежедневного расписания — без необходимости пролистывать сотни прошлых страниц, чтобы найти его.
Как вести повестку дня?
Мы можем дать вам все советы по составлению расписания в мире, но, если вы не будете придерживаться этого графика, они не помогут вам вернуть контроль над своим временем.
Если вам легко составить ежедневное расписание, но трудно придерживаться его, вот несколько советов о том, как это сделать:
- Если вам трудно придерживаться графика самостоятельно, заручитесь помощью друга, коллеги или члена семьи, чтобы привлечь вас к ответственности. Свяжитесь с ними (можно отправить короткое сообщение или электронное письмо), чтобы сообщить им свое расписание на день и какие задачи вы планируете выполнить. Когда вы привлекаете кого-то к своему расписанию, гораздо труднее его игнорировать.
- В конце каждого дня достаньте свой ежедневник и сделайте быстрый обзор своего расписания и оцените, насколько хорошо вы его придерживались. Если вам было трудно соблюдать его, подумайте, как вы можете добиться большего успеха на следующий день. И не корите себя! Придерживаться графика — это прогресс, а не совершенство.
- Установите напоминания на свой телефон, чтобы напомнить вам, где и когда вы должны быть. Если вы не можете вспомнить, что нужно проверить в своем планировщике, добавьте свое ежедневное расписание на свой телефон и установите будильник, чтобы напоминать вам об этом. Каждый раз, когда сработает будильник, вы будете знать, что пришло время перейти к новой задаче.
Итак, теперь, когда вы полностью согласны с идеей ежедневника, вопрос в том, какой ежедневник вы должны завести?
Существует масса вариантов ежедневника — и в конечном счете вы должны взять тот, который лучше всего подходит для вас, вашей личности и вашего графика.
Создание (и соблюдение) эффективного графика является ключевым моментом, если вы хотите вернуть контроль над своим временем и выжать максимум из 24 часов, которые у вас есть. И теперь, когда вы знаете, как построить эффективный график (и запланировать его в своем планировщике), все, что осталось сделать – пойти приобрести его!
Всем успешной работы и творчества!
0 комментариев