Жизнь

Как лучше структурировать свой день

Копирайтер с уклоном в интернет-маркетинг :)

Большинство продуктивных рабочих дней начинаются с правильных намерений. Вы начинаете день с хорошим настроением, с амбициозным списком задач и чистым почтовым ящиком. Но спустя час все запутывается: вас рвут во всех мессенджерах, почта завалена письмами от клиентов, а тем временем вы еще ничего даже не успели сделать со своего списка задач. В итоге под вечер вы выжаты как лимон, а не сделали ничего из запланированного.



Не отчаивайтесь. Все может быть спасено, если вы правильно расставите приоритеты, и сосредоточитесь на очень важном ресурсе – вашей энергии. Для этого вам нужно правильно структурировать свой день.

Вот что вам нужно знать:

 

Расставьте приоритеты

Есть простая матрица, представляющая собой таблицу 2 × 2, названная в честь президента США Дуайта Эйзенхауэра, которая может помочь вам определить приоритеты. Как бывший генерал классно провозгласил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».

Вероятно, вы рассматривали задачи в своем списке дел как «срочные» или «важные», не учитывая различия между ними. Матрица Эйзенхауэра покажет вам, как и почему вы должны отличать эти два типа задач.

Матрица состоит из четырех ячеек с горизонтальной осью, обозначающей «срочность» и вертикальной осью, представляющей «важность». Если вы потратите несколько минут на категоризацию каждой из своих задач в соответствующем поле, вы можете заметить, что вы тратите много времени на неправильные действия.

Срочные, но не важные задачи, как правило, вызывают много беспокойства. Они включают в себя такие вещи, как сообщения от коллег и клиентов, а также просто знакомых, которые просят запланировать встречи или ответить на вопросы. Это задачи, которые ставят нас в постоянный «режим ответа».

И это то, что умаляет наши самые важные задачи – «Важное, но не срочное». Эти задачи обычно не имеют дедлайнов, что заставляет нас откладывать их до последнего. Они могут включать работу по стратегическим целям, долгосрочное планирование, инвестирование и создание бренда. Можете ли вы представить себе последствия отсрочки их на неопределенное время?

 

Выделите блоки времени для сосредоточенной работы

Венчурный капиталист Сэм Альтман назвал цифровую отвлеченность «одним из величайших кризисов в области психического здоровья нашего времени». Мы проверяем наши смартфоны 150 раз в день (в среднем), и, согласно утверждению профессора компьютерных наук Каля Ньюпорта, это значительно снижает нашу способность мыслить ясно и творчески.

Ньюпорт считает, что средством является сосредоточенная, углубленная работа, максимальная интенсивность работы за единицу времени. Одна из работающих тактик — доведение сложной, но важной интеллектуальной работы до длинных, непрерывных отрезков времени.

Чтобы делать «Deep Work», Ньюпорт рекомендует создать для себя временной график, который «обеспечивает идеальный баланс работы и отдыха». Так же важно закончить работу полностью в 17.30.

Если вы не можете освоить такую тактику, поступите по-другому: работайте по 25 минут, делая небольшие перерывы для отдыха.

 

Следите за временем на переговоры

Есть два типа расписаний: график производителя и график менеджера. Если вы чередуете встречи, конференции и переписку по электронной почте, вы, скорее всего, планируете расписание.

Менеджеры, как правило, тратят на организацию своего дня не больше часа. По умолчанию они «меняют то, что делают, каждый час». Производители, или создатели, — это писатели, программисты и художники. Их работа требует длительных отрезков времени для непрерывной работы.

Графики менеджеров и создателей, как правило, пересекаются на собраниях, или переговорах, и оба типа людей должны понимать последствия этих встреч. Даже короткая встреча может иметь плохой эффект – прерывание работы в самой средине дня. После этого сложно вернуться в колею и вернуть себе рабочий настрой. Вы всегда должны спрашивать себя: «Это собрание действительно необходимо?»

 

Используйте секретный ресурс: вашу энергию

Теперь хорошие новости. Есть новый инструмент управления временем: это ваша энергия. И в отличие от времени, которое нельзя вернуть, энергию можно пополнить. Тем не менее, большинство рекомендаций по повышению производительности сосредоточены на извлечении эффективности вместо того, чтобы пополнять этот ресурс.

Чтобы быть максимально продуктивными, вы должны укреплять и пополнять свою физическую, умственную, эмоциональную и духовную энергию. Каждая из этих категорий заслуживает особенного подхода, но в основном это признание того, что вы – живой человек, а не рабочая машина. Пополняйте физическую энергию через питание, физические упражнения и сон; эмоциональную энергию, которая поможет справиться со стрессом; и умственную энергию, которая поможет сосредоточиться на долгосрочных задачах. Что касается духовной энергии, люди, которые находят смысл в своей работе, с большей вероятностью ощущают более позитивную энергию, лучше ориентируются, и демонстрируют большую настойчивость. Одним словом, нужно любить то, чем занимаешься!

 

Съешьте лягушку!

У вас когда-нибудь была страшная задача, которая, кажется, задерживается в вашем списке дел, нависая над вашим потенциалом, как темное облако? Эта задача — пресловутая лягушка, и нужно стараться съесть ее как можно скорее, по кусочку каждый день.

Привычка немедленно решать самую важную задачу поможет вам одержать небольшую победу в начале дня, и для многих людей это означает высвободить лучшую энергию. Завершение этой задачи будет иметь эффект салюта в ваш день, удалив стресс, а также даст вам импульс на всю оставшуюся часть вашего дня.

Как только вы проглотили лягушку, пришло время взяться за остальную часть списка задач. Задайте себе этот важный вопрос: на что я могу потратить время с наибольшей пользой прямо сейчас?

 

Эти четыре стратегии помогут вам восстановить контроль над своим днем и сосредоточиться на самых важных задачах.

 

Источник 

  • 564