Как эффективно справляться с жестким дедлайном

Автор: Елизавета Гуменюк

Просто люблю писать, переводить и давать людям возможность читать интересный контент. И пусть я не всегда идеальна — есть к чему стремиться!!!

У вас проблемы с дедлайнами? Независимо от того, сколько времени у вас есть на выполнение проекта, вы всегда чувствуете необходимость поторопиться? Вы частенько сталкиваетесь с крайними сроками, которые кажутся вам слишком жесткими?

Не переживайте. Вы не одиноки в своей борьбе с дедлайнами. У большинства фрилансеров возникают проблемы со сроками в какой-то момент их карьеры, в то время как многие удаленщики постоянно сталкиваются с жесткими сроками сдачи проекта. Что еще хуже, такая работа может создать большой стресс: никто не любит пропускать заветную дату.

К счастью, есть некоторые тактики, которые вы можете использовать, чтобы эффективно справляться с большинством дедлайнов – даже с самыми жесткими. В этом посте мы рассмотрим 19 из такого рода тактик, сосредоточив внимание на том, что вы можете сделать до, во время и после завершения вашего проекта.

Прежде чем вы начнете проект

Некоторые из наиболее эффективных тактик успешного управления сроками начинаются до того, как вы вообще начнете работу. Вот несколько шагов, которые необходимо предпринять, прежде чем вы приступите к проекту, чтобы обеспечить соблюдение установленных сроков:

1. Получите подробный объем. Правильный объем работ — важная часть соблюдения сроков. Вы же не хотите быть удивлены неожиданной работой во время проекта, которая, как правило, является основной причиной пропущенных сроков.
2. Оцените проект как можно точнее. Лучший способ сделать это, обычно состоит в том, чтобы разбить проект на более мелкие задачи и оценить, сколько времени займет каждая из них. Вы также можете использовать свои заметки из предыдущих проектов.
3. Включите дополнительное время в свое рабочее соглашение. Скорее всего, во время проекта вы столкнетесь с неожиданными осложнениями. Кроме того, вы не знаете, какие еще проблемы могут возникнуть в процессе работы над проектом. Например, вы можете заболеть.
4. Взгляните на свои существующие проекты, прежде чем браться за новый. Если у ваших текущих проектов весьма гибких сроков выполнения, вам необходимо выделить достаточно времени, чтобы выполнить свои обязательства по уже имеющемуся проекту и при этом успеть выполнить новую работу.
5. Согласуйте слишком сжатые сроки. Если крайний срок, запрошенный клиентом, кажется вам слишком жестким, спросите, может ли у вас быть дополнительное время, чтобы сдать работу. Некоторые фрилансеры боятся просить об изменении дедлайна, однако многие клиенты более гибко подходят к срокам, чем может показаться.
6. Тщательно обдумайте срочные задания, прежде чем соглашаться на них. Срочная работа часто приводит к тому, что фрилансеры отстают от своей текущей работы. Убедитесь, что у вас действительно достаточно времени для этого, прежде чем соглашаться на срочную работу. Кроме того, срочные заказы — это прихоть клиента, поэтому вполне допустимо взимать за них дополнительную плату.
7. Выделите специальное время для работы над проектом. Составление расписания поможет вам оставаться на верном пути. Планируйте, какие задачи вам нужно выполнять каждый день. Это намного лучше, чем пытаться втиснуть работу в «всякий раз», когда у вас есть немного времени.

Как только вы должным образом подготовились к тому, чтобы уложиться в срок, вы готовы приступить к работе.

Во время проекта

Если вы хотите уложиться в срок, вам нужно внимательно относиться к своей работе в ходе проекта. Вот несколько приемов, которые помогут вам работать более эффективно:

1. Начинайте, как можно скорее. Когда дело доходит до работы, промедление может привести к отчаянию. Не ждите до последней минуты, прежде чем начать новый проект. Вместо этого, получите фору.
2. Расставьте приоритеты задач. Запланируйте для себя выполнение самых важных задач в первую очередь. Далее следует решать большие или сложные задачи. Наконец, в последнюю очередь запланируйте дополнительные задачи.
3. Используйте эффективный метод управления временем. Хорошее управление временем также убережет вас от выгорания.
4. Оставайтесь сосредоточенным. Не позволяйте своим мыслям где-то блуждать, когда вы действительно должны работать. Хороший способ оставаться в форме — правильно питаться и достаточно отдыхать. Кроме того, убедитесь, что ваша рабочая зона ничем не отвлекает, и убавьте или выключите звонок на телефоне.
5. Следите за своим прогрессом. Сравните, сколько вы делаете каждый день, с тем, сколько вы ожидали сделать. Если вы начнете отставать, вам, возможно, придется поработать дополнительные часы или обратиться за помощью.
6. При необходимости приостановите выполнение задач, не связанных с проектом. Например, взаимодействие в социальных сетях — это одна из задач, которую вы можете временно отложить. Если вы и так активно отвечаете на запросы в социальных сетях и взаимодействуете с потенциальными клиентами, пропуск одного дня не повредит. Просто не превращайте это в привычку.
7. Наймите дополнительных помощников, если можете. Если проект окажется значительно более трудоемким, чем вы предполагали, вам может потребоваться передать некоторые его части на аутсорсинг другим фрилансерам. Неплохо заранее знать, на кого из коллег вы можете рассчитывать.
8. Внимательно проверьте работу, прежде чем отправлять ее. Независимо от того, насколько вы спешите, вы не можете позволить себе нанести ущерб своей репутации, выполняя небрежную или ошибочную работу.

Теперь ваш проект должен быть завершен и при этом в срок.

Когда проект будет завершен

Даже несмотря на то, что проект завершен, вы все еще не закончили работу с дедлайном. Вот некоторые заключительные шаги, которые вы должны предпринять:

1. Отправьте свой проект клиенту пораньше, если сможете. Опережение крайнего срока клиента, пусть даже всего на один день, может произвести хорошее впечатление.
2. Получите подтверждение о получении проекта. Убедитесь, что клиент действительно получил проект. Однажды я отправила по е-мейл законченную работу клиенту, только чтобы позже узнать, что система вышла из строя. Клиент так и не получил моё письмо с прикрепленным проектом, и, похоже, я пропустила крайний срок.
3. Выставляйте счет быстро. Это факт: чем дольше вы ждете, чтобы выставить счет клиенту, тем больше вероятность того, что у вас возникнут проблемы с получением оплаты.
4. Попросите своего клиента оставить отзыв. Наконец, вам стоит выяснить, что вы могли бы сделать лучше. Обратите пристальное внимание на любые предложения, которые делает клиент. Хорошая обратная связь может помочь вам в будущих проектах.

Всем успешной работы и творчества!

Источник