Жизнь

5 способов держать ваши файлы под контролем

Просто люблю писать, переводить и давать людям возможность читать интересный контент. И пусть я не всегда идеальна — есть к чему стремиться!!!

Ваш компьютер — цифровые джунгли. Огромное количество файлов, и они разбросаны повсюду. А когда вы хотите найти столь нужный документ, это становится практически невозможным. Появляется вопрос: как сделать так, чтобы ваши файлы оставались организованными?

К счастью, сделать это не так уж и сложно. Немного здравого смысла, с долей самодисциплины, и повторение процесса. Похоже на то, как чистить зубы: если вы привыкнете делать это, вы даже не заметите, что данная практика станет чем-то автоматическим. Вы просто будете держать свой компьютер и файлы под контролем.

Итак, вот 5 эффективных способов сохранить вещи организованными.

 

1. Безжалостно удаляйте ненужные файлы

 

Это может показаться очевидным, но иногда самые здравые шаги упускаются из виду. Забудьте о любом программном обеспечении для повышения производительности, рабочих процессах оптимизации файлов и любой другой ерунде, связанной с повышением производительности: просто удалите старые и ненужные файлы.

Данный процесс почти то же самое, что убирать в комнате или организовывать физические файлы. Вы просматриваете свои вещи и, глядя на них, решаете: имеет ли это отношение к чему-то важному? Если нет, вы безжалостно выбрасываете это. Именно так вы сохраняете порядок: сводя к минимуму количество вещей, которые у вас есть. Никаких трюков или секретов.

Аналогичным образом, когда вы просматриваете файлы на своем компьютере, решите, являются ли они все еще актуальными или важными. Если это не так, безжалостно удалите их — они вам больше не понадобятся, и все, что делают просто загромождают ваше цифровое рабочее место. Обычно это старые файлы, например, более ранние черновики или устаревшие проекты.

Это хорошо и все такое, но когда следует удалять старые и ненужные файлы? В конце концов, практически все ненавидят убирать в своей комнате.

Ну, точно так же, как вы можете свести к минимуму необходимость планировать уборку своей комнаты, позаботившись об объекте, как только вы столкнетесь с ним, точно так же вы должны решить, нужно ли вам удалять файл, когда вы на него натыкаетесь. Это приводит нас к № 2…

 

2. Немедленно принимайте меры в отношении файлов, с которыми вы сталкиваетесь

 

Лучший способ избежать сортировки и очистки файлов по расписанию — не делать это чем-то необходимым. Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с файлом, немедленно предпринимайте по отношению к нему необходимые меры.

Без сомнения, вам есть чем заняться, и вы не можете бросить все дела, чтобы заботиться о каждом файле, с которым сталкиваетесь. Итак, как же вам определить, когда стоит действовать? Используйте правило «пяти минут»: если немедленное действие с файлом займет пять минут или меньше, позаботьтесь о нем, как только вы с ним столкнетесь.

Вы можете избежать накопления длинного списка дел, немедленно взявшись за задачу, с которой вы столкнулись, при условии, что ее решение займет не более минут.

Это относится и к файлам на вашем компьютере:

  • Нашли незаконченный логотип? Добейте его и отправьте клиенту.
  • Почти разобрались с фрагментом кода? Закончите его.
  • У вас есть группа файлов, которые вам больше не нужны? Просмотрите их, примите решение и при необходимости удалите.

 

3. По возможности объединяйте файлы

 

Все очень просто. Если вы каким-то образом сможете объединить два или более файлов в один, то, естественно, у вас будет меньше файлов. А меньше файлов — меньше беспорядка.

Еще одно преимущество объединения файлов в том, что вам легче будет найти то, что вы ищете. Ваши файлы станут более организованными. Почему? У вас будет соответствующий контент в одном файле, поэтому нет необходимости искать несколько файлов, относящихся к одному и тому же проекту.

Как вам объединить свои файлы?

  • Для текста просто скопируйте/вставьте связанный контент из нескольких файлов в один основной текстовый файл.
  • Для визуального дизайна вы можете копировать/вставлять различные элементы и вариации в один основной графический файл.

Каждое основное и второстепенное графическое приложение поддерживает слои, а также их маркировку и группировку, поэтому воспользуйтесь этим. Это могут быть варианты логотипа или несколько аспектов более крупного дизайна — все в одном графическом файле.

Конечно, не каждый тип файла или контента можно объединить. Например, код. Вот почему вышесказанное озаглавлено «по возможности» — делайте все, что в ваших силах, и любой объем, который помогает уменьшить количество файлов, является полезным.

 

4. Сделайте как можно меньше папок

 

Создайте всего несколько папок для вашего типа работы и будьте как можно более общими с категорией. Вместо того, чтобы захламлять компьютер бесчисленными папками, просто создайте обобщенные фолдеры такие, как «логотипы» и «веб-сайты». Или у вас могут быть папки для каждого проекта, и туда будут помещаться файлы любого типа, связанные с ними.

Зачем это делать? Две причины:

  1. Отсутствие паралича нерешительности: является ли файл логотипом, текстом или частью проекта? Просто бросьте его в соответствующую папку и покончите с этим.
  2. Фильтр защиты от слишком большого количества файлов: когда вы видите, что папка заполняется слишком большим количеством файлов, вы с большей вероятностью удалите старые и ненужные. Это похоже на то, как если бы вы видели слишком много вещей в своей комнате, а не прятали их в ящиках и других комнатах.

Избегайте излишней конкретики в названиях и категориях папок. Чем конкретнее вы назовете папку, тем больше у вас будет категорий. А с большим количеством категорий вам нужно будет решить, куда поместить новый файл.

А почему бы просто не использовать какую-нибудь систему тегов? Тогда вы сможете вообще избавиться от папок, не так ли? Хотя теоретически это должно сработать, на самом деле такой подход вынудит вас снова создавать и хранить слишком много файлов.

Вот что произойдет:

  1. Вы помечаете свои исходные файлы, будучи уверенным, что позже сможете легко их найти, выполнив поиск по тегам.
  2. Вы становитесь либеральным в отношении тегов, создавая слишком много тегов, которые слишком специфичны — это происходит из-за паралича нерешительности, поскольку вы не могли выбрать между двумя тегами и решили создать новый специально для этого одного файла.
  3. В итоге у вас оказывается слишком много тегов, которые становятся непреодолимыми для поиска.
  4. Хуже всего то, что, поскольку вы не чувствовали необходимости уменьшать количество файлов, теперь у вас больше файлов, чем если бы они постоянно были видны в общей папке, в которую вы просматривали.

5. Откажитесь от функций автоматической организации

Функции автоматической организации (вспомните функцию автоматического переименования и сортировки iTunes, но применяемую ко всем файлам) — это заклятый враг для сохранения контроля над файлами. Они поощряют либеральное создание и сохранение файлов. Хотя сначала это кажется прекрасным решением, чем больше у вас файлов, тем меньше вы будете знать, где что находится.

Почему бы просто не удалить файлы, если они старые или ненужные? Функция автоматической организации будет побуждать вас не делать этого. Что-то вроде функции Gmail: никогда не удаляйте, а просто ищите. Но в отличие от электронной почты, где у вас есть только один тип контента (текст) и, следовательно, его легко искать, ваши файлы трудно найти таким образом.

Нет простого способа поиска внутри контента, особенно визуальных и аудиофайлов. Так что единственное, с чем вам придется работать, это имена файлов и, возможно, какое-то мета-описание, прикрепленное к ним. Это рецепт перегрузки файлами.

Если вы не используете какие-либо функции автоматической организации, вы будете нести ответственность за каждый создаваемый файл. Вы увидите его и обратите на него внимание хотя бы один раз. Таким образом, вы сможете лучше понять, когда ваши файлы выходят из-под контроля — и когда вам нужно безжалостно их удалить.

В заключение

Надеемся, эти способы были не просто порнографией о производительности: что нужно почитать, чтобы не заниматься реальной работой, которая приносит желаемые результаты в жизни. Нет, они были написаны с намерением стать действенными вещами, которые вы можете начать применять прямо сейчас, чтобы ваш компьютер и файлы не вышли из-под контроля.

Никто не хочет активно организовывать и управлять своим компьютером и файлами. Итак, эти пять способов помогут вам сформировать привычки, при которых в этом не будет необходимости. И, как и в случае с любой привычкой, самое главное — просто начать их выполнять.

Всем успешной работы и творчества!

Источник

  • 1909