Если вы фрилансер, то, вероятно, такое явление, как расползание границ проекта вам знакомо.
Обычно это происходит, когда в проект вводятся изменения технических требований, но при этом на увеличение бюджета или графика это вовсе не распространяется. Частенько подобные изменения появляются как нечто мелкое и не столь затратное, но если потерять контроль, то, в конечном тоге, это может стать реальной проблемой.
В худшем случае, разрастание границ может выйти за рамки единственного проекта и повлиять на всю работу в целом. Из-за этого у вас могут задержаться сроки выполнения заданий, которые стоят в очереди, а кроме того расползание проекта отрицательно повлияет на вашу производительность, в результате чего это скажется прибыльности вашего бизнеса.
К счастью, вы не обязаны терпеть подобное и уж тем более позволять клиенту расширять границы из боязни потерять деньги. При помощи правильных стратегий, вы сможете управлять и полностью избежать расползание границ проекта при работе с клиентами.
Что вызывает расползание границ проекта?
Прежде чем мы перейдем к стратегиям, которые вы можете использовать, чтобы предотвратить раздутие проекта, важно изучить и понять факторы, делающие ваш проект уязвимым. В то время как существует бесчисленное множество причин, из-за которых масштаб проекта может вырасти, мы хотим обозначить несколько наиболее распространенных:
- Непонимание требований проекта — это, пожалуй, наиболее часто упоминаемая причина расширения границ проекта, и может исходить как от самого фрилансера, так и от клиента. Если специфика проекта не обсуждена, согласована или не правильно понята перед началом работы, более чем вероятно, что одна из сторон в конечном итоге упустит важные моменты, которые должны были быть учтены.
- Не определен процесс обратной связи. Если вы четко не определили на начальном этапе каким образом будет происходить обратная связь, то вы рискуете попасть в неприятную ситуацию, когда запросы об изменениях будут поступать к вам огромными пачками на различных этапах проекта. Хуже может быть только отсутствие обратной связи в сочетании с плохо определенными требованиями проекта.
- Фокусировка внимания на немедленной удовлетворенности клиента. Когда вы начинаете работать с новым клиентом, очень часто ваши усилия направлены на укрепление отношений любыми необходимыми средствами. Порой это приводит к тому, что вы принимаете дополнительные запросы от клиента. Когда вы слишком сосредоточены на немедленной сатисфакции заказчика, кто-то в итоге останется недовольным – либо клиент получит некачественный продукт, либо вы снизите свой доход.
- Золотое покрытие — это когда дизайнер или разработчик продолжает работать и настраивать проект до момента, когда добавленные изменения не оправдывают первоначальную стоимость. Эти дополнительные функции, как правило, не были запрошены клиентом, но будут сделаны в попытке выйти за пределы своих возможностей. В общем, «золотое покрытие» в итоге приносит больше вреда, чем пользы, так как приводит к росту затрат без четкой выгоды.
- Неконтролируемые внешние факторы. Посмотрим правде в глаза, существует множество других факторов, находящихся вне вашего контроля, которые могут повлиять на проект. Они могут включать в себя экономические изменения на рынке, внедрение новых технологий, изменения в бизнес-стратегии, и даже личные проблемы. Хотя вы не можете предотвратить это, важно предвидеть подобное и подготовиться заранее.
Теперь, когда у вас есть идея, что может вызвать расползание границ проекта, рассмотрим некоторые стратегии, которые вы можете использовать, чтобы предотвратить это.
1. Полная и завершенная оценка объема работ
Для того чтобы управлять масштабами проекта, вы и ваш клиент должны иметь реалистичное понимание работы, необходимой для успешного выполнения задания. Хотя это легко сделать, основываясь на прежнем опыте, вы все же должны сесть с вашим клиентом и пройтись по всем аспектам проекта, чтобы оградить себя от проблем в будущем.
Эта оценка начинается с первоначального брифинга. Главная цель – это сбор информации о требованиях к проекту, которая может быть использована, чтобы сделать более обоснованные решения касаемо того, как распределять ресурсы, время и расходы, с целью улучшения рабочего процесса. Вы должны задавать вопросы о целях проекта, сроков выполнения и потребностях, а затем обобщить все это в общий бриф.
Попытайтесь захватить как можно больше деталей, насколько возможно. Эта информация поможет вам определить, какие функции необходимо включить в свой веб-дизайн, а какие — нет.
После заполнения брифа, вы должны проконсультироваться с вашей командой о том, сколько времени потребуется для выполнения определенных задач. Предложите им поделиться своими идеями и выбрать наилучшие варианты прежде, чем обсуждать концепцию с вашим клиентом.
Подобная тщательная оценка будет гарантировать, что вы не установите нереальные сроки или бюджеты для конкретных задач, особенно учитывая существующие рабочие нагрузки. Этот процесс требует времени, но зато вы будете знать, что ваши усилия финансово покрыты.
2. Обозначьте примерный объем работ в договоре
После того как вы завершили оценку работы, необходимо все это обозначить в письменной форме в контракте. Самый распространенный способ — включения этой информации в ТЗ.
Обозначьте границы каждой детали проекта, согласованных предварительно со всей командой и клиентом. Это, как правило, включает в себя все компоненты проекта и их соответствующие этапы реализации, цены и окончательные сроки. Кроме того важно описать все это в контракте с помощью простых и однозначных формулировок, чтобы избежать каких-либо недоразумений.
В вашем ТЗ нужно четко прописать, что любая работа за пределами первоначальных объемов будет рассматриваться как дополнительная и подлежит увеличению стоимости. Включение в контракт этого пункта поможет вам избежать ненужных конфликтов с вашим клиентом, если вы решите расширить сферу работы.
Потратьте время на то, чтобы пройтись по всем пунктам договора и убедиться, что они соответствуют примерным объемам. Это защитит вас от расползания границ проекта.
3. Определите процесс проверки с клиентом
Этап проверки является наиболее распространенным моментом, когда масштабы проекта могут вырасти. Вы можете услышать такие фразы, как: «Не будет ли лучше, если бы мы добавили эту дополнительную функцию?» или «Мне не нравится это, давайте изменим немного концепцию». Этот процесс может повторяться снова и снова, пока проект по стоимости не перейдет за рамки первоначальной оценки.
Некоторые из этих дополнений могут показаться незначительными и н, но размер и стоимость проекта будет расти как снежный ком, если вы позволите вашему клиенту вносить изменения всякий раз, когда ему что-то не нравится.
При определении структуры рабочего процесса, мы рекомендуем придерживаться простоты и сфокусироваться на следующих моментах:
- Общее количество допустимых правок.
- Период, за который правки должны быть сделаны.
- Период, за который должна быть сделана проверка (например, три дня).
Даже процесс проверки должен быть четко определен, чтобы не выходить за рамки бюджета и сроков. Клиент должен понимать, что проверка предназначена для обнаружения проблем и улучшения конечного продукта, а не для того, чтобы полностью менять концепцию. Он должен понимать, что любые дополнительные функции и изменения, добавленные в объем работ, повлияют на срок сдачи проекта и его стоимость.
Выводы
Как бы вы не старались, вам вряд ли удастся контролировать этот процесс, но при помощи правильных стратегий вы сможете избежать многих проблем. Но главное, вы будете уверены, что даже если масштабы проекта увеличатся, то ваши усилия будут оплачены.
0 комментариев