Вы когда-нибудь хотели, чтобы маховик времени Гермионы из «Гарри Поттер и узник Азкабана» был настоящим?
Ну, такой магический предмет, который позволял юной волшебнице повернуть время вспять, чтобы она могла посещать все занятия, проходящие в одно и то же время.
К сожалению, у нас, простых магглов, в расположении только 24 часа, и пока путешествия во времени не станут мейнстримом, это все, что у нас есть.
И все же, как некоторым людям удается вписать в свой день гораздо больше, чем другим?
Тайм-менеджмент.
Это не так сексуально, как магия, но может ощущаться как путешествие во времени, если у вас есть правильные стратегии продуктивности.
- Вы больше не будете чувствовать себя подавленным из-за огромного списка задач.
- У вас будет больше времени, чтобы сделать все важное.
- Вы станете капитаном своей жизни.
Ниже вы найдете лучшие советы по управлению временем, а также инструменты и стратегии, которые научат вас расставлять приоритеты, оставаться организованными, делегировать задачи и справляться со стрессом, не покрываясь при этом холодным потом.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — это процесс организации задач таким образом, чтобы максимизировать свою производительность.
При правильном выполнении вы сделаете больше и быстрее.
Если вы чувствуете, что ваша жизнь хаотична и у вас никогда не получается заняться важными вещами, изучение искусства тайм-менеджмента поможет:
- Снизить уровень стресса.
- Найти хороший баланс между работой и личной жизнью.
- Улучшить качество своей работы.
- Попрощаться с эмоциональным выгоранием и пропущенными сроками.
Эффективные стратегии и методы тайм-менеджмента
Зачем нужна стратегия тайм-менеджмента?
Без нее вы, вероятно, идете по жизни, не раскрывая свой потенциал в полной мере.
Сурово, но подумай об этом.
Если только у одного из пяти человек есть надлежащая система управления временем, то 82% людей попросту не знают, как быть продуктивными.
Представьте, какой была бы ваша жизнь, если бы вы взяли под контроль свое время.
- Вы бы читали эти книги, пылящиеся на полке.
- Вы бы наконец начали и закончили этот курс по графическому дизайну.
- Вы перестали бы чувствовать себя подавленным и легли бы спать без того, чтобы список дел занимал все ваши мысли.
Звучит заманчиво, не так ли? Есть только одна маленькая загвоздка.
Стратегии тайм-менеджмента не являются универсальными. Подумайте об этом как о свидании. Вам нужно будет сходить на несколько неудачных свиданий, прежде чем вы встретите человека, который вам подходит.
Ниже мы разберем самые популярные методы управления временем, чтобы помочь вам найти свою идеальную пару.
Управляйте переполненным е-мейлом с помощью метода нулевого почтового ящика
Эм…Что такое метод нулевого почтового ящика?
По словам его создателя Мерлина Манна, это стратегия управления электронной почтой, которая направлена на то, чтобы количество элементов в вашем почтовом ящике оставалось нулевым или максимально близким к нему в любое время.
Поскольку средний фрилансер тратит 30 часов в неделю на проверку электронной почты, это простой способ управления временем, позволяющий ограничить отвлекающие факторы и оставаться сосредоточенным.
Как это работает?
Чтобы защитить себя от перегрузки электронной почтой и держать свой мозг подальше от входящих сообщений, Манн предлагает проверять электронную почту только 1-2 раза в день.
Внесите проверку входящих сообщений в свой онлайн-календарь и отвечайте на самые важные сообщения утром. Выделите блок времени в конце дня, чтобы ответить на вопросы, которые не требуют срочности или слишком больших умственных усилий.
Наконец, избавьтесь от захламленности и наведите порядок в своем почтовом ящике. Отпишитесь от всех информационных бюллетеней и рассылок, которые вы никогда не читаете.
Не накапливайте электронные письма, потому что думаете, что однажды рассылка покажется вам ценной. Если вы продолжаете нажимать «Удалить», это признак того, что захламленность — это единственное, что рассылка добавляет в вашу жизнь.
Определите свой биологический прайм-тайм
Традиционный график работы с 9 до 17 заставил всех нас поверить, что нам нужно работать в определенные промежутки времени, однако новые исследования показали, что у нас есть «биологический прайм-тайм», или наши золотые часы.
Что это?
Это часы дня, когда у нас больше всего энергии, то есть наше пиковое продуктивное время.
Сэм Карпентер, автор книги «Системность во всем. Универсальная технология повышения эффективности», рассказывает о том, как вы можете выстроить свой рабочий день в соответствии со своими биологическими часами.
Его техника — это не какое-то безумное увлечение. Она основана на физиологии и ультрадианных ритмах нашего тела. В течение 24-часового периода эти циклы повторяются, и мы чувствуем приливы сосредоточенности, а также спады сонливости и рассеянности.
Понимая, когда вы чувствуете эти спады и взлеты, вы можете «хакнуть» свою продуктивность и работать в соответствии со своими естественными ритмами, а не против них.
Лучшая часть?
Вам не нужно работать удаленно или на фрилансе, чтобы воспользоваться биологическим прайм-таймом. Даже при полной занятости отслеживание ваших ультрадианных ритмов может повысить вашу производительность на работе.
Как вы рассчитываете свой биологический прайм-тайм?
- Используйте тайм-трекер: записывайте, когда вы наиболее продуктивны и когда начинаете отвлекаться.
- Отслеживайте свой уровень энергии: используйте цифровой или бумажный журнал и установите таймер, чтобы записывать, как вы себя чувствуете в разное время в течение дня. Вы можете почувствовать усталость после обеденного перерыва или проявить творческий подход после полудня.
Ключ к тому, чтобы найти свой биологический прайм-тайм — терпение. За несколько дней вы не заметите никаких тенденций. Вам нужно будет отслеживать в течение длительного периода (обычно от двух до трех недель), чтобы точно оценить уровень вашей энергии.
Войдите в состояние потока с помощью глубокой работы
Вы когда-нибудь слышали о «потоке»?
Это психическое состояние, когда вы полностью поглощены тем, что делаете. В этом сверхфокусированном состоянии время летит незаметно, творчество течет рекой, и вы сами выполняете работу более высокого качества.
«Эго отпадает. Каждое действие, движение и мысль неизбежно вытекают из предыдущего. В этом участвует все ваше существо», — описывает психолог Михай Чиксентмихайи.
Звучит невероятно, не так ли?
Теперь представьте, что вы по наитию входите в состояние потока. В этом суть глубокой работы. Это практика тренировки вашего мозга, чтобы активировать состояние интенсивной концентрации.
Как включить свою ментальную сверхспособность?
Кэл Ньюпорт, автор книги «Углубленная работа: Правила целенаправленного успеха в отвлеченном мире», рекомендует работать до 90 минут непрерывного времени.
Жизнь в мире с бесконечными отвлекающими факторами означает, что наша продолжительность концентрации внимания коротка.
Насколько коротка?
По оценкам ученых, продолжительность концентрации внимания у людей короче, чем у золотых рыбок.
Ага.
Чтобы этот метод сработал, вам нужно приучить себя концентрироваться, используя куски времени.
- Выделите время в своем календаре, когда вы наиболее продуктивны для углубленных рабочих сессий.
- Создайте ритуал, углубленно работая в течение 1-2 часов 2-3 раза в неделю. По мере того как ваша концентрация внимания улучшается, постепенно увеличивайте частоту.
- Избавьтесь от всех отвлекающих факторов. Включите режим «Не беспокоить» на своем телефоне, выйдите из электронной почты и выключите все мессенджеры.
- Сделайте глубокий перерыв в конце сеанса, чтобы перезагрузиться, прежде чем приступить к выполнению следующей задачи.
- Используйте «неглубокую» работу для небольших задач, которые не требуют интенсивного внимания, например, для ответов на электронные письма.
Начните свой день, съев лягушку
Принцип «съешь лягушку» прост: выполняйте свои приоритетные задачи в первую очередь.
«Если ваша работа состоит в том, чтобы «съесть лягушку», лучше сделать это первым делом с утра. А если она заключается в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую». — Марк Твен.
Это похоже на то, что ваша мама, сказала бы вам за ужином, если бы вы не хотели есть брокколи.
«Сначала съешь то, что тебе не нравится, а затем насладиться тем, что любишь».
Когда дело доходит до тайм-менеджмента, «поедание лягушки» помогает вам перестать прокрастинировать и покончить с самыми сложными задачами.
Почему эта техника работает?
Вы боретесь с лягушками, когда у вас высокий уровень энергии, и ваш мозг все еще запускается. На данном этапе вы с меньшей вероятностью будете беспокоиться о других задачах, повышая свою концентрацию и производительность.
Попробуйте «технику помидора»
Вы когда-нибудь чувствовали, что ваш мозг поджаривается, и единственное, с чем вы можете справиться — это запоем смотреть сериалы?
Усталость, которую вы чувствуете, возникает из-за длительного сосредоточения без подходящего перерыва, замедляющего работу вашего мозга. Методика «помидора» решает проблему, гарантируя, что вы не перегружаете свои когнитивные функции, сохраняя при этом повышенную концентрацию на каждой задаче.
Используя таймер, вы можете запланировать время концентрации и перерывы между задачами, чтобы максимально использовать свои когнитивные способности.
Вот как это работает:
- Установите таймер на 25 минут, что соответствует одному циклу.
- Когда он закончится, сделайте пятиминутный перерыв.
- Повторите таким образом 4 цикла.
- Сделайте 15-минутный перерыв после 4-го цикла.
Избавьтесь от беспорядка в мозгу с помощью метода GTD (Доведение дел до завершения)
Вы когда-нибудь лежали ночью в постели, просто… думая?
Бесконечная внутренняя болтовня.
Возможно, ваш мозг не дает вам уснуть из-за завтрашней презентации, или он решил напомнить вам о топ-10 самых неловких моментов в вашей жизни.
Возможно, вы проигрываете разговор с коллегой и думаете обо всех невероятных остротах, которые вы могли бы сказать.
Иногда наличие мозга просто изматывает.
Техника управления временем GTD может помочь вам разгрузить свой мозг от дел и успокоить себя перед сном.
По словам его создателя, консультанта по продуктивности Дэвида Аллена, чем больше информации у вас в голове, тем сложнее расставить приоритеты и выяснить, что на самом деле требует вашего внимания.
Результат?
Вы тратите больше времени на обдумывание одной задачи, чем на ее выполнение.
GTD спасает положение, предоставляя вам место, где вы можете избавиться от своего мысленного беспорядка, упорядочить его и стать более эффективным и продуктивным человеком.
Как только вы приспособитесь, вам больше никогда не придется беспокоиться о том, что вы забудете что-то сделать или потратите время на задачи, которые сейчас не имеют значения.
Лучшая часть? Такой подход включает в себя простой, но эффективный пятиэтапный метод:
- Захват: Вылейте на бумагу все, что требует вашего внимания прямо сейчас.
- Уточнение: Просмотрите каждый пункт и примите решение о четких и конкретных шагах действий?
- Организация: Откройте свой календарь, затем назначьте встречи и сроки выполнения, делегируйте дела, которые вам не нужно делать, запишите справочные материалы и т.д.
- Проверка: Не оставляйте и не забывайте свой список. Вам нужно регулярно сверяться с ним, чтобы убедиться, что вы на верном пути.
- Вовлечение: Начните работать над самыми важными задачами.
Расставляйте приоритеты для своих задач с помощью ABCDE
Когда у вас есть список задач и нет стратегии для решения каждой из них, это пугает.
Метод ABCDE помогает упорядочить ваше внимание и сократить время, затрачиваемое на ежедневную продуктивность.
Как это работает?
Рядом с каждым пунктом в вашем списке напишите следующее:
- A (самое важное): Это то, что вы должны сделать.
- В (важно): Есть незначительные последствия, если вы не сделаете это.
- C (приятно делать): Никаких последствий, выполните ли вы эти рутинные задачи или нет.
- D (делегировать): Если это может сделать кто-то другой, делегируйте, чтобы у вас было больше времени для ваших задач A.
- E (удалить, когда это возможно): Это задачи, которые вам больше не нужно выполнять.
Каждый раз, когда появляется новая задача, добавляйте ее в свой список ABCDE.
Взломайте свой мозг с помощью группирования задач
Многозадачность — это миф.
Наш мозг не предназначен для разделения внимания. Если вы думаете, что можете выполнять несколько задач одновременно, то сильно ошибаетесь.
На самом деле вы делаете меньше, повышаете уровень кортизона и выполняете некачественную работу. Когда вы пытаетесь выполнять несколько задач сразу, страдают ваши усилия и концентрация.
Как только вы начинаете все усложнять, все становится еще запутаннее: либо вам придется притормозить, либо вы начнете совершать ошибки.
Это еще не все.
Многозадачность также влияет на ваше творческое мышление, вызывает кратковременную потерю памяти и мешает вам получить доступ к своему потоковому состоянию.
Решение?
Группирование задач.
Это процесс группировки похожих задач и распределения их по определенному промежутку времени.
Например, вы можете посвятить час ответам на электронные письма или выделить три часа в среду на выполнение административных задач, таких как выставление счетов, отслеживание просроченных платежей и т.д., вместо того, чтобы пытаться выполнять каждую задачу эпизодически в течение дня или недели.
Почему работает группирование задач?
Вы взламываете человеческий мозг.
При ограниченных возможностях мозга и короткой концентрации внимания вы будете лучше всего работать, сосредоточившись на чем-то одном за раз.
Группирование задач сводит на нет многозадачность, улучшает концентрацию внимания, позволяет получить доступ к глубокой работе, экономит время и снижает эмоциональное выгорание.
Как вы можете выполнять группирование задач?
- Шаг 1: Распределите свои задачи на день по категориям.
- Шаг 2: Создайте блоки времени в своем календаре для каждой группы задач.
- Шаг 3: Раскрасьте каждую группу, чтобы видеть, как вы тратите свое время.
Перестаньте откладывать на потом
Распределение времени идет рука об руку с группированием задач.
Как упоминалось выше, когда у вас есть четкие задачи, вы должны установить ограничение по времени для их выполнения.
Почему?
Существует явление, называемое «законом Паркинсона». Впервые термин употреблен Сирилом Норткотом Паркинсоном в эссе для The Economist в 1955 году:
Работа заполняет время, отпущенное на нее.
Подумайте об этом.
Когда вам нужно собраться в поездку, вам могут потребоваться недели, чтобы прокрастинировать, пока вы, наконец, не сделаете это, но если ваш партнер удивит вас горящими билетами на Мальдивы, а рейс вылетает через 8 часов?
Вы превратитесь в упаковочного демона.
Распределение времени позволяет вам использовать эту энергию для повышения вашей производительности.
При определенных временных ограничениях на выполнение задачи ваша сосредоточенность улучшится, а прокрастинация?
Вы забудете, что это такое.
Дайте каждому дню тему
Вы любите Хэллоуин?
Вечеринки с переодеванием — ваш язык любви?
«По средам мы носим розовое» созвучно вашей душе?
Тогда вам понравится тематизация дня.
Это более строгая версия временной блокировки, но вместо того, чтобы наряжаться, вы даете каждому дню недели тему и соответствующим образом распределяете свои задачи.
Например, предположим, что вы создаете контент. Ваша неделя может выглядеть примерно так:
- Понедельник: Планирование и исследование статей
- Вторник: Создание набросков
- Среда: Написание черновиков
- Четверг: Редактирование 2-х черновиков
- Пятница: Сдача проектов и административных задач
Используйте правило 80/20, также известное как принцип Парето
Как вы расставляете приоритеты в течение дня?
Если вы похожи на большинство работающих профессионалов, первое, что вы делаете утром — это берете кофе, открываете свой ноутбук и проверяете электронную почту.
Но как вы определяете, что нужно сделать в первую очередь?
Вот тут-то и вступает в игру правило 80/20.
Метод тайм-менеджмента был придуман итальянским экономистом Вильфредо Парето, который обнаружил:
20% усилий дают 80% результата.
Применение принципа Парето к вашему списку дел поможет вам определить и расставить приоритеты в задачах, которые окажут наибольшее влияние на ваш день.
Допустим, вы торговый представитель в перспективном стартапе, и ваша цель № 1 — привлечь новых клиентов.
Каждый день вы тратите два часа на рассылку по электронной почте и четыре часа на публикацию и вовлечение в социальные сети. В конце недели вы замечаете, что два клиента пришли через социальные сети, а пять — через рассылку по электронной почте.
О чем это вам говорит?
Вам следует тратить больше времени на холодную рассылку по электронной почте, чтобы максимизировать свои результаты.
Основные советы и рекомендации по тайм-менеджменту
Не имеет значения, какую стратегию управления временем вы используете. До тех пор, пока вы находите что-то, что помогает вам стать более продуктивным, это правильная система для вас.
Тем не менее, есть советы по тайм-менеджменту, которые вы можете применить к любой технике, чтобы повысить производительность и уменьшить беспокойство по поводу выполнения задач.
Создайте утреннюю рутину
… Эм…
Какое отношение утренняя рутина имеет к тайм-менеджменту?
Что ж, есть научно обоснованные преимущества утренних процедур, которые повлияют на то, насколько вы будете продуктивны в течение дня.
Если вы начинаете свой день с чувства паники или лени, это чувство будет преследовать вас повсюду. Вы будете что-то забывать или вам будет невероятно трудно подняться с кровати. Повышая свои шансы на успех и чувствуя себя продуктивным с момента пробуждения, вам будет гораздо легче справляться со своим списком задач.
Итак… что вы должны включить в свой утренний распорядок дня?
Все, что заставит вас чувствовать себя хорошо и настроит на правильный лад.
Вот несколько идей для вашей утренней рутины:
- Медитируйте и ведите дневник
- Произносите позитивные утверждения
- Физические упражнения (йога, бег, поднятие тяжестей и т.д.)
- Съешьте вкусный и полезный завтрак
- Прочитайте главу из книги или отраслевую новостную статью
- Слушайте подкаст
- Практикуйте уход за собой с помощью процедуры по уходу за кожей
- Подготовьте свой список дел на день
Встраивайте временные буферы
Вот в чем дело -всегда хорошо заранее подготовиться.
Вы никогда не знаете, что может случиться, а буфер дает вам дополнительное время, если что-то пойдет не так.
- Отправляетесь на встречу? Добавьте буфер для пробок.
- Пишете предложение? Выделите себе 30-60 минут на то, сколько времени, по вашему мнению, у вас займет выполнение задачи.
- Выполнили задание? Дайте себе время отдышаться, прежде чем приступать к следующему пункту в вашем списке.
- Приближается крайний срок? Создавайте подробные графики с буферами, чтобы получить точное представление о сроках выполнения.
Буферы помогут вам перезарядить свои ментальные батареи и не позволят жить в состоянии хаоса. Вы будете выполнять свои задачи вовремя, не торопясь и, следовательно, не совершая ненужных ошибок.
Организуйте свою электронную почту
Ваш почтовый ящик представляет собой бесконечный список непрочитанных писем?
Давайте приведем вашу электронную почту в порядок, тем самым помогая вам быстрее просматривать и систематизировать сообщения, а также отвечать на них.
- Создавайте ярлыки: «Срочные задачи», «Ожидание», «Требуется действие», «Информационные бюллетени» и т. д.
- Используйте фильтры: Вы можете автоматически помечать информационные бюллетени, настроив фильтр для электронных писем, содержащих слова «отказаться от подписки».
- Создавайте шаблоны электронной почты: Если вы отправляете холодную рассылку или вам нужно отправить одно и то же сообщение более двух раз, шаблон сэкономит вам часы. Просто выберите шаблон, настройте его для отправителя и нажмите отправить.
- Удалите и откажитесь от подписки: Если электронное письмо больше не актуально и вам не нужно будет обращаться к нему снова, удалите его. Если вы не читаете новостную рассылку, избавьтесь от беспорядка и отпишитесь.
Исправьте свои ключевые привычки
Что такое ключевые привычки?
Это ежедневные действия, которые создают эффект домино из других действий.
Например, вы можете заметить, что, когда вы тренируетесь, вы лучше питаетесь, спите всю ночь и у вас больше энергии, чтобы сосредоточиться на работе.
Когда вы не тренируетесь, все это вылетает в трубу. Вы обнаруживаете, что перекусываете фаст-фудом через день и постепенно превращаетесь в продолжение своего дивана, пока смотрите очередной сериал.
Представьте, как взлетела бы ваша производительность, если бы вы смогли найти ключевые привычки, которые помогут всему остальному встать на свои места?
Планируйте свой тайм-менеджмент
Прежде чем вы сможете увидеть результаты своей стратегии повышения производительности, вам нужен план.
Создайте аудит времени
Вы не будете знать, как выделить время для публикации в блоге, если не знаете, сколько времени вам потребуется, чтобы написать статью из 2000 слов.
Первый шаг к тому, чтобы вернуть свое время — это отслеживать часы с помощью аудита времени.
Вы можете подумать, что можете написать сообщение в блоге за два часа, но на самом деле это может занять шесть часов.
Почему?
Вы не учитываете более мелкие задачи, такие как вычитка, форматирование, проверка фактов и т. д.
Чтобы не перегружать свой список задач, вам нужно реалистично представлять, чего вы можете достичь за день. Аудит времени позволит контролировать уровень стресса и поможет вам чувствовать себя завершенным без эмоционального выгорания.
Планируйте свою неделю в воскресенье
Вы можете подумать, что составление списка дел в понедельник утром продуктивно, но это не так.
То, что вы делаете — это форма прокрастинации.
Вы создаете «занятую работу», замаскированную под «планирование моего дня». Когда вы закончите с составлением и организацией списка, окажется, что вы не сделаетлали ничего из того, что вам нужно было сделать.
Решение?
Выделите время в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Разбейте свое еженедельное расписание на ежедневные задачи, расставьте приоритеты, на чем вам нужно сосредоточиться, и добавьте все в свой календарь.
К утру понедельника вы будете готовы начать неделю с идеальным расписанием и четким планом действий.
Планируйте в обратном направлении
Принимаете ли вы новогодние решения?
Исследования показывают, что из 41% людей, которые принимают новогодние решения, только 9% успешно их выполняют.
Как разорвать порочный круг и влиться в ряды людей, которые придерживаются своих целей?
Работайте в обратном направлении.
- Начните со своей большой годовой цели, например, с написания романа объемом в 50 000 слов.
- Затем разбейте ее на ежеквартальные цели, такие как написание 12 500 слов каждые три месяца.
- Затем разделите свои ежеквартальные цели на ежемесячные, которые будут заключаться в написании в среднем 4100 слов в месяц.
Теперь, когда у вас есть цель на месяц, впишите ее в свою неделю. Вам нужно написать всего 600 слов, и вы прогнозируете, что это будет означать, что вам нужно будет выделить 4 часа.
Разве писать всего 4 часа в неделю не звучит проще и выполнимее, чем «Я собираюсь написать роман на 50 000 слов»?
Работа в обратном направлении помогает вам разбить большую цель на более мелкие части, создавая цепную реакцию повышения производительности и лучшего управления временем.
Вывод
В конечном счете, личный тайм-менеджмент сводится к тому, чтобы взломать ваш мозг и работать с вашей прокрастинацией, а не обходить ее стороной.
Чтобы эффективно управлять своим временем, вам нужно понимать, на что вы его тратите, что вас больше всего отвлекает и что работает для вас лучше всего.
Попробуйте различные советы, инструменты и стратегии по управлению временем и узнайте, какое уникальное сочетание дает вам результаты и помогает сосредоточиться на правильных задачах в нужное время, чтобы увидеть наибольший эффект.
Всем успешной работы и творчества!
0 комментариев