Жизнь

10 лайфхаков по работе с календарями

Копирайтер с уклоном в интернет-маркетинг :)

Сегодня большая часть нашего мира стала цифровой. Мы общаемся в мессенджерах и по электронной почте, а не пишем письма, читаем электронные книги вместо бумажных, и рассчитываемся в магазинах в основном картой, а не наличными. И все же есть одна бумажная часть жизни, которая остается востребованной: календарь.

Отчет NPD Group показал, что продажи ежедневников выросли на 10% с 2015 по 2016 год.

Почему же мы никак не откажемся от бумаги? Осязаемые календари проще использовать: их можно украшать, заполнять и размечать по своему усмотрению.

Да, простой календарь по-прежнему актуален. Даже если вы работаете онлайн.

Сегодня мы дадим вам несколько полезных советов, как «настроить» бумажный календарь, чтобы повысить производительность и лучше управлять своим временем.

Давайте начнем.

 

1. Разные цвета для разных расписаний

Как вы знаете (скорее всего) Google Календарь позволяет создавать встречи в разных цветах для отдельных расписаний, таких как «Работа», «Семья» и «Школа». Вы можете точно так же размечать разные календари на бумаге. Просто выберите несколько маркеров или забавных цветных ручек, чтобы разделить вашу жизнь на несколько важных частей.

Цветовое кодирование также даст вам более четкое представление о том, как вы распределяете свое время. Скажем, вы выбрали красный для «Работы» и синий для «Отдыха». Затем вы смотрите на свой календарь и видите слишком много красного по вечерам, но вы экономите на синем. Вы знаете, что пришло время освободить место для отдыха, чтобы сбалансировать свое время.

 

2. Используйте комбинацию ежедневных, еженедельных и ежемесячных календарей

Кто сказал, что вы должны выбрать только один вид календаря? Попробуйте сочетание разных календарей, чтобы найти комбинацию, которая работает для вас. В конце концов, важно ставить как безотлагательные, так и долгосрочные задачи. И ваши ежедневные цели будут сильно отличаться от ваших ежемесячных целей. В понедельник вы можете выбрать «Упражнение в течение 30 минут», но к концу месяца «Пробежать 5 км».

 

3. Распределите по приоритету

Если вы никогда не слышали о метафоре «камни, галька и песок» для управления временем, то вы не знаете об одном из самых эффективных календарных хаков. Как гласит история, профессор философии показал своему классу банку с камнями и спросил, заполнена ли она. Они сказали, что да. Затем профессор добавил гальку в банку — вписавшуюся в промежутки между камнями — и, наконец, песок – который засыпался в промежутки между галькой.

Идея заключалась в том, что камни представляли ваши самые главные приоритеты — такие самые важные виды деятельности, как проводить время с семьей и заботиться о своем здоровье. Камешки представляют собой другие важные виды деятельности, такие как работа. А песок представляет собой всякие мелкие дела.

Если вы начнете заполнять свою банку камнями (например, самые важные вещи), вы все равно сможете поместить туда гальку и песок. Но если вы начнете с того, что наполните свою банку песком (например, второстепенные вещи), у вас не будет места для камней.

Вот почему так важно расставить приоритеты. Создайте список своих задач, и пометьте их A, B, C или 1, 2, 3 — или даже камни, галька и песок. Начните заполнять свой календарь самыми важными элементами, а второстепенные поместите в другие места, где есть место. В противном случае вы можете потерять из виду действительно ценные проекты и цели.

 

4. Попробуйте матрицу тайм-менеджмента

Автор и педагог Стивен Кови опубликовал матрицу тайм-менеджмента в своей знаменитой книге «7 навыков высокоэффективных людей». Кови предлагает начинать каждую неделю, записывая все, что вы хотите выполнить, а затем заполнив матрицу из четырех квадрантов: «срочно», «не срочно», «важно» и «не важно».

Матрица управления дает вам обзор задач, которые необходимо выполнить в порядке приоритета.

Скажем, например, вы знаете, что хотите поработать над следующей главой своего романа. Это может пойти в квадрант 2. Или сказать, что вы хотите наверстать упущенное в вашей любимой серии Netflix. Это может пойти в квадранте 4.

Заполнив свою матрицу, вы увидите, что вам может потребоваться отключить задачи из квадранта 4 — например, тратить время на YouTube — чтобы выделить время для задач 1 и 2. Вам также может понадобиться отключить задачи из третьего квадранта — например, неожиданные телефонные звонки. Вы можете подумать, что эти задачи являются срочными на данный момент, но на самом деле они отвлекают вас от самых важных вещей в вашем графике.

 

5. Используйте метод стрелки

Стрелочный метод — это просто броское имя для загрузки вашей недели самыми важными делами. Это еще одна версия метафоры «камни, песок и галька». Метод стрелок помогает вам расставить приоритеты для этих важнейших задач.

«Цель состоит в том, чтобы сделать ваш еженедельный календарь похожим на наконечник стрелы — много вещей в начале, сужающихся к тонкой точке в конце», — написал Николас Сонненберг, создатель этого календарного хака. «Для этого я планирую большинство своих встреч в начале недели, предпочтительно на понедельник или вторник. Поэтому я начинаю свою неделю с довольно плотного графика, но остальная часть недели более свободная».

 

6. Делитесь календарями с партнерами

Календари могут быть личными, но если вы работаете над совместным проектом, они также могут быть инструментами для синхронизации с партнерами и коллегами. Возможно, вы и ваш партнер пытаетесь создать новый маркетинговый план, или вы и удаленный сотрудник пытаетесь уложиться в срок.

Крайне важно, чтобы у вас была возможность сотрудничать в вашем календаре — не только для его заполнения, но и для создания и проектирования в первую очередь. Многие электронные календари позволяют легко сделать это.

 

7. Попробуйте «Календари интересов» в Google

Это коллекции важных дат, разбитых по праздникам, регионам, видам спорта и даже фазам луны. Вы можете использовать их, чтобы быть в курсе событий и избегать накладок – неважно, ведете вы электронный календарь или бумажный.

Добавьте другие календари в свою учетную запись Календаря Google через страницу настроек.

Чтобы получить доступ к этим ресурсам, нажмите значок «Настройки» в календаре Google, найдите «Добавить календарь» на боковой панели и выберите «Обзор календарей интересов».

 

8. Отведите время для писем

Интересная статистика: обычный специалист тратит 28% рабочего дня — или 2,6 часа — на чтение и ответы на электронные письма. Теперь представьте, что эта часть рабочего времени распространяется на весь рабочий день, прерывая глубокую работу и отвлекая вас от насущных задач.

Иногда очень сложно закрыть вкладку электронной почты и отключить уведомления, выделение определенного блока времени для ответа на электронную почту является одним из наиболее ценных лайфхаков. Это может помочь вам сосредоточиться на работе в течение дня. И это может даже улучшить ваши навыки работы с электронной почтой, так как вы будете настроены исключительно на свой почтовый ящик и переписку.

 

9. Сделайте «тематические» дни

Если вы человек, который хочет сконцентрироваться только на одном проекте или области за один раз, тематические дни могут стать для вас шансом повысить производительность. Например, такой прием использует основатель Square Джек Дорси.

«Все мои дни тематические», — сказал он, — «Понедельник — это управление. Вторник — продукт, проектирование и дизайн. Среда — это маркетинг, рост и коммуникации. Четверг — партнерство и разработчики. Пятница — это общество и культура. Все работает в 24-часовых блоках».

Дорси убедил вас? Начните создавать свои собственные тематические календари.

 

10. Используйте как бумажные, так и цифровые календари

Цифровые календари не заменили бумажные календари — или наоборот. На самом деле, они могут счастливо сосуществовать вместе, и вам не обязательно выбирать один или другой.

Например, после перехода от приложений к бумажному ежедневнику соучредитель Contently Шейн Сноу нашел свой идеальный баланс аналогового и цифрового календаря. Он решил использовать свой бумажный календарь для планирования недель, но также использовал свой Календарь Google, чтобы отслеживать информацию о конференциях и заметки о встречах.

Вот почему важно не торопиться и найти конфигурации календаря, которые работают для вас. Являетесь ли вы поклонником приложений или вам все еще нравится работать с бумагой, вы можете использовать эти лайфхаки, чтобы повысить производительность и идти в ногу со своими целями — один день, неделю или месяц.

 

Источник 

  • 746