Удаленная работа и все, что вы должны знать о ней заранее

Автор: Елизавета Гуменюк

Просто люблю писать, переводить и давать людям возможность читать интересный контент. И пусть я не всегда идеальна — есть к чему стремиться!!!

Будь то растущие расходы на дорогу, возможность контролировать свое время или свобода заниматься тем, что нравится, все больше людей на сегодняшний день, создают возможности для удаленной работы. И это, безусловно, хорошее время для подобного шага, поскольку данная сфера поддерживается технологическими достижениями, такими как облачные вычисления, совместная работа и улучшенные средства связи. Более того, офисный образ жизни для многих – это что-то из прошлого.

Преимущества удаленной работы

Физическое отделения от начальника с его чрезмерным контролем — это лишь одно из многих преимуществ, которые идут рука об руку с удаленной работой.

Вот несколько других достойных моментов:

Возможность иметь гибкий рабочий график. До появления Интернета у молодых родителей не было особого выбора, когда речь шла о том, чтобы находиться со своими детьми в течение дня или работать полный рабочий день. Сегодня родители могут проводить больше времени со своими детьми, выполняя свою работу из дома — никаких компромиссов. Для тех, у кого нет детей, наличие гибкого рабочего графика означает, что вы можете спокойно поспать утром, если вы далеко не жаворонок, или работать ночью, если вам так больше нравится. Просто постарайтесь провести четкую грань между работой и вашей личной жизнью!

Вы можете работать откуда угодно. Прелесть удаленной работы заключается в том, что вы можете работать буквально из любого места: ваш диван, кафе, бассейн или любая другая часть мира (при условии, что там есть подключение к Интернету!).

Отсутствие дресс-кода. Поскольку вы можете работать из любого места, то, что вы носите, не имеет значение, только если у вас нет важного видео-совещания с клиентом. И даже тогда, пока ваша верхняя часть одежды выглядит профессионально, все в порядке. Так что да, одним из преимуществ удалённой работы является то, что штаны не обязательны, а пижама поощряется.

Вы неизбежно осваиваете новые навыки. Если вы являетесь удаленным работником, который работает на себя, в рамках вашей деятельности вам придется приобрести новые навыки, которые не обязательно являются частью вашего основного опыта, такие как бухгалтерия, управление проектами и даже немного юридических знаний. А если вы работаете в компании, которая позволяет вам работать удаленно, вы также будете изучать новые методы общения и навыки управления проектами, чтобы преодолеть физический разрыв между вами и другими членами команды.

Экономия денег (и спасение мира). Для многих сегодняшних работников перспективы ежедневных многочасовых поездок на работу достаточно, чтобы начать обратный отсчет до пятницы, как только наступит понедельник. Время, проведенное в машине или общественном транспорте, можно сделать продуктивным, но оно не может компенсировать время, отведенное вдали от семьи. Кто не хотел бы вернуть это время? Не говоря уже о деньгах, потраченных на бензин, билеты на метро и так далее!

Недостатки удаленной работы

У каждой розы есть свои шипы. Удаленная работа может казаться воплощением мечты, но она имеет и свои подводные камни:

Вы будете иметь дело с ограниченным социальным взаимодействием. Если вы любитель посплетничать возле кулера с водой, ходить на совместные обеды и знакомиться с новыми людьми в офисе, удаленная работа может быть не для вас.  Несмотря на то, что вы по-прежнему будете встречаться и общаться с клиентами, многие из этих разговоров будут происходить по телефону или видеосвязи, а не в конференц-зале или кафе. Конечно, те, кто живет офисной жизнью, часто жалуются на отвлекающие факторы в виде регулярных перерывов, но иногда отвлечения предпочтительнее изоляции!

Все зависит от вас. Если вы работаете удаленно на себя, вам предстоит самостоятельно искать потенциальных клиентов, отклонять или утверждать их проекты, а затем выполнять реальную работу, заботиться о финансах и управлять своим временем — и все это без надзора со стороны начальника или помощи специального отдела.

Существует много отвлекающих факторов. Многие мечтают о возможности работать удаленно, но на самом деле не могут заниматься этим самостоятельно – они просто не способны управлять собой, не позволяя отвлекающим факторам мешать. Если вы не уверены, что сможете выступать в роли сам-себе-босса, удаленная работа может стать причиной катастрофы, когда дело доходит до роста вашей карьеры.

Вы, вероятно, столкнетесь с некоторыми проблемами коммуникации. Если вы работаете с удаленной командой, в нее могут входить люди из разных стран, работающих в разных часовых поясах. Собрать всех вместе может быть сложно. Добавьте к этому понимание различных культурных контекстов (вы можете сделать что-то, что посчитаться оскорбительным для других культур), а также проблемы коммуникации, сосредоточенные вокруг слов и значений, которые могут быть неправильно истолкованы.

Советы по повышению производительности для удаленной работы

Удаленная работа означает согласование множества разных вещей. Ниже приведенные советы помогут вам найти нужный баланс и разработать идеальную (продуктивную) ситуацию:

Создайте выделенное рабочее пространство и рабочее время

Гибкие условия работы могут означать оправдания и отвлекающие факторы, когда дело доходит до фактического выполнения работы, поэтому важно, как можно скорее установить некоторое подобие распорядка. Без этого у вас постоянно будет искушение заняться другими делами, и, прежде чем вы это осознаете, ваш день уже подойдет к концу!

Когда речь идет об удаленной работе, вам не обязательно нужен домашний офис, чтобы добиться успеха. Достаточно наличия места или комнаты, где члены семьи не будут вас беспокоить (и, в идеале, там должна быть дверь, которую вы можете закрыть!). Многие удаленные работники считают, что создание выделенного рабочего пространства помогает провести грань: когда вы находитесь в этом пространстве, вы занимаетесь работой, а когда вы вне его — вы не работаете!

Если работа дома невозможна, попробуйте найти подходящее место для работы за его пределами: будь то кафе, библиотека или коворкинг (и это лишь несколько вариантов).

Если вам нравится работать в тишине, работа в библиотеке станет отличным вариантом. Однако это не подходит для тех, кому постоянно приходится совершать звонки. Подумайте о характере вашего рабочего места вне дома и постарайтесь найти подходящее с точки зрения вашей «нормальной» повседневной жизни.

Избавление от отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы являются самым большим препятствием для производительности, особенно для удаленных работников и первый шаг к избавлению от них — аудит времени, чтобы понять, на что вы его тратите. Вы можете использовать инструмент отслеживания времени, например, такой как RescueTime, чтобы отслеживать время, проведенное на определенных веб-сайтах.

После того, как вы определили, как вы тратите свое время, вы можете распределить его заблаговременно, запланировав задачи, которые вы должны выполнять ежедневно, в виде временных блоков, таких как проверка электронной почты. Говоря об электронных письмах, по данным одного из исследований, люди еженедельно тратят на электронную почту в среднем 13 часов, что составляет 28% всей их рабочей недели!

Когда вы планируете временные блоки, будьте реалистичны в отношении того, сколько времени вы можете выделить на различные задачи. Стремитесь переоценивать свое участие в различных задачах и проектах, чтобы освободить место для задержек и неожиданных событий. Если вы закончите в более короткие сроки, чем было запланировано, у вас будет больше времени, чтобы заняться домашними делами или отдохнуть!

Занимайтесь мелкими делами в последнюю очередь

В течение рабочего дня легко отвлекаться на мелкие, несрочные дела, которые возникают в процессе. Если это действительно не срочно, не поддавайтесь искушению заняться этим сиюминутно.

Почему? Большинству людей требуется 25 минут, чтобы переориентироваться после того, как они отвлеклись от работы. Если появляется что-то срочное, вы можете сразу приблизительно определить ожидаемые сроки выполнения. Это даст понять вашему окружению (клиентам), что вы занятой человек, и не можете бросить все сразу, а также, что они должны уважать ваше время.

Избавьтесь от отвлекающих факторов

Помимо проблем с фокусировкой, вы также должны физически удалить отвлекающие факторы и обстоятельства из вашей рабочей среды.

Если вы обнаружите, что часто проверяете электронную почту или обновления в социальных сетях, вы можете использовать такие приложения, как StayFocusd, чтобы заблокировать доступ к определенным веб-сайтам. Если же вы из тех, кто часто проверяет телефон, вам стоит отключить его и держать где-то подальше, сосредоточившись на работе. А если вашей самой большой проблемой является Facebook, попробуйте расширение Chrome Facebook News Feed Eradicator.

И наконец, старайтесь поддерживать в чистоте рабочее пространство, чтобы у вас не было соблазна убрать его, тем самым откладывая более важные дела на потом.

Создайте систему управления задачами

Чтобы наладить организованный рабочий процесс, важно иметь надежные системы управления проектами. Это особенно важно при работе с удаленными командами. Когда в вашу команду приходит новый участник, необходимо убедиться, что он изучил вашу систему и то, как она работает.

Системы служат базовой основой для руководства вашей командой и повышения эффективности вашего рабочего процесса.

Существует несколько способов расставить приоритеты, но мы сосредоточимся на нескольких наиболее популярных методах.

Метод ABC

Метод ABC — это простой метод установки приоритетов, при котором вы назначаете задачи в своем списке дел с точки зрения:

• А для наиболее важных задач: срочных и имеющих серьезные последствия, если они не будут выполнены своевременно.
• B для задач, которые важны, но имеют умеренные последствия, если не выполнены вовремя. Эти задачи могут расстроить кого-то, если они не выполнены своевременно, но это не вопрос жизни и смерти, как в случае с задачами А.
• C для задач, которые было бы здорово выполнить, но никакие реальные последствия не приписываются их невыполнению. Проще говоря, это задачи, которые могут подождать.

Если у вас более одной задачи для A, B или C, пронумеруйте их 1, 2, 3 (и так далее) в порядке их приоритета. Думайте об этом как о строгой системе, в которой вы сразу начинаете задачу A-1 и не переходите к другой задаче, пока не закончите предыдущую.

Метод «лягушки»

Менее сложная версия метода ABC, которая побуждает вас делать то, что вам меньше всего нравится (обычно это самая важная и тяжелая задача дня). Это трудно, но строгое соблюдение данного метода, поможет вам пройти через самые сложные вещи!

Метод четырех квадратов

Данный метод, популяризированный Стивеном Кови в его книге «7 навыков высокоэффективных людей», разделяет все задачи в вашем списке дел на четыре квадрата:

• Первый квадрат для важных и неотложных задач (главный приоритет)
• Второй квадрат для задач, которые важны, но не срочны
• Третий квадрат предназначен для срочных, но не важных задач
• Четвертый квадрат для задач, которые не являются срочными или важными

Другими словами, задачи в первом квадрате — это задачи, которые вы выполняете; задачи во втором квадрате – те, которые вы решаете, когда делать; задачи в третьем квадрате — которые вы делегируете; а задачи в четвертом — те, которые вы удаляете (или планируете, возможно, сделать в будущем).

Если вышеперечисленные три системы управления задачами не подходят для вашего стиля работы, рассмотрите другие методы определения приоритетов.

ВАЖНО: избегайте многозадачности.

Люди думают, что многозадачность полезна, но, согласно выводам нейробиолога из Массачусетского технологического института, многозадачность повышает вероятность того, что вы допустите ошибки, ухудшает производительность и препятствует креативному мышлению. Многозадачность заставляет ваш мозг тратить лишнюю энергию по мере перехода от задачи к задаче. Напротив, инновационное мышление возникает в результате длительных периодов концентрации.

45 минут сосредоточенной работы над одной вещью гораздо лучше, чем 1,5 часа многозадачности. Начните задание (не отвлекаясь), закончите, переходите к следующему.

Если вы постоянно переключаетесь между разными мыслями, вашему мозгу приходится возвращаться, чтобы вспомнить все детали различных задач, над которыми вы работаете. Сделайте себе одолжение и работайте только над одной задачей за раз!

Советы по экономии рабочего времени

Время — деньги, а также ваш самый мощный ресурс в качестве удаленного работника. Попробуйте применить в работе следующие советы по экономии времени, чтобы быть более эффективными:

• В настоящее время на рынке доступно так много инструментов автоматизации, что было бы стыдно не попробовать их. Такие инструменты, как IFTTT и Zapier, позволяют автоматизировать задачи на основе триггеров, например, сразу же отправлять сообщения в свои учетные записи в социальных сетях, как только вы опубликовали пост в блоге на своем веб-сайте WordPress. Подобные мелочи заметно экономят время.
• Делегировать и передавать на аутсорсинг. Каждый нуждается в небольшой помощи время от времени. Если у вас есть помощник или удаленная команда, вам следует делегировать некоторые задачи или даже просто части задач (например, исследование для поста в блоге), чтобы дело двигалось вперед гораздо быстрее. Процесс начинается с выбора задач для делегирования. Обычно это несрочные задачи (например, задачи B или C из метода ABC), особенно когда члены команды находятся в процессе обучения. Предоставьте члену вашей команды достаточно времени для выполнения заданий, чтобы у вас было время просмотреть результаты и добавить свои корректировки и изменения.
• Избегайте встреч. Встречи, как правило, тратят ваше время, и вы должны избегать их как можно больше. Если вам необходимо встретиться с кем-то для обсуждения сотрудничества, назначьте встречу самостоятельно и ограничьте ее максимум 30 минутами (15 минут должно быть вашим новым значением по умолчанию!). Составьте повестку встречи и убедитесь, что обе стороны подготовлены так, чтобы вы могли обмениваться идеями друг с другом с самого начала встречи.
• Используйте шорткоды. При написании электронных писем используйте шаблоны или шорткоды. Используйте программы, которые помогут вам запомнить или сгенерировать пароль, чтобы вам не приходилось фиксировать эту информацию в памяти (или, что еще хуже, хранить ее в небезопасном месте).
• Отмените подписку на ненужные электронные письма, такие как новостные рассылки от брендов, которые вас не интересуют, и которые только добавляют работы при сортировке писем в папке «Входящие».

Не забывайте об уходе за собой

Если вы увлечены тем, что делаете, или пытаетесь уложиться в дедлайн, то обнаружите, что постоянно заняты работой. Пренебрежение заботой о себе — самый быстрый способ выгорания.

Вот несколько необходимых советов для практики заботы о себе и создания устойчивой ситуации удаленной работы:

• Помните «почему». Вспомните причину, по которой вы начали работать из дома: чтобы проводить больше времени с семьей? Чтобы у вас было больше свободного времени для отпуска? Оцените, насколько вы приблизились к своей цели. Если нет, вам может понадобиться переосмыслить свои рабочие привычки или нанять помощника, чтобы снизить нагрузку.
• Делайте частые перерывы. Многие думают, что перерывы контрпродуктивны, потому как в это время вы могли бы сделать что-то важное. Но было доказано, что перерывы в работе повышают производительность, предотвращая усталость от принятия решений, повышая творческий потенциал и улучшая процесс обучения. Если вы все еще беспокоитесь о потраченном впустую времени, почему бы не сделать продуктивный перерыв, чтобы заняться домашними делами, такими как загрузка белья в стиральную машинку, мытье посуды или влажная уборка? Время от времени вставать, чтобы двигаться, также важно для вашего здоровья!
• Питайтесь правильно и занимайтесь спортом. Когда вы заняты работой, может показаться заманчивым вариантом выбрать легкий способ и заказать еду на дом. Но одно из преимуществ удаленной работы заключается в том, что у вас есть возможность готовить более здоровую пищу, а владение своим временем означает, что вы можете выкроить часик из своего графика для тренировки. Вы должны заботиться о себе, потому что вы все, что у вас есть.
• Завершение работы в конце дня. Тот факт, что у вас нет фиксированных рабочих часов или никто не говорит вам, чтобы вы пошли домой в конце дня, не означает, что вы должны просто продолжать работать до тех пор, пока ваше тело не сдастся. Установите здоровые границы. Работа никуда не денется, когда вы проснетесь утром. И помните, ваша работа не подарит вам любовь и тепло, поэтому используйте это время, чтобы пообщаться со своими близкими.
• Профессиональный рост. Помимо поддержания вашего тела в хорошей форме, вы также должны подкармливать свой мозг. Инвестируйте в дальнейшее обучение: посещайте занятия (даже онлайн-уроки) и конференции. Никогда не поздно узнать что-то новое.
• Награждайте себя. Вы усердно работаете, поэтому заслуживаете того, чтобы побаловать себя после хорошо выполненной работой. Это может быть что-то простое и маленькое (например, плитка шоколада, которую вы давно хотели, но не могли позволить себе из-за диеты) или что-то огромное (например, отпуск, который вы всегда хотели провести). Это даже не должно быть материальным: возможно, ужин с друзьями — это то, что вам нужно. Просто помните, что не нужно это делать чем-то обычным, и что удовольствие приходит после результатов. Отсроченное удовлетворение может помочь выработать силу воли и даже дать вам дополнительный стимул, чтобы закончить свою работу в кратчайшие сроки.

В заключение

Удаленная работа дает множество преимуществ, но не лишена и проблем. Если вы можете правильно распоряжаться своим временем, как начальник, вы можете использовать эту возможность в полной мере.

Всем успешной работы и творчества!

Источник