Жизнь

7 советов, как эффективно расставлять приоритеты

Просто люблю писать, переводить и давать людям возможность читать интересный контент. И пусть я не всегда идеальна — есть к чему стремиться!!!

У большинства фрилансеров имеется список дел, полный всевозможных задач, требующих внимания. Он может включать завершение проекта для одного клиента, работу над оценкой для другого, ответы на электронные письма, работу с финансовыми документами и т.д.

При таком большом количестве различных дел и целого списка, который, вероятно, включает задачи, связанные с несколькими различными проектами, понимание того, как эффективно расставлять приоритеты, может оказаться реальной проблемой. Особенно сложной данная задача может показаться начинающим фрилансерам, которые совсем недавно стали работать удаленно.

Продуктивность рабочего дня важна, но продуктивность при выполнении нужных задач — это то, что действительно приведет к успешному использованию вашего времени.

Как эффективно расставлять приоритеты

Давайте рассмотрим семь советов о том, как расставить приоритеты в задачах, когда вы испытываете трудности с управлением творческим проектом.

1. Соблюдайте сроки

При работе с клиентами наиболее очевидным фактором, определяющим приоритет и срочность, является дедлайн. Если у вашего проекта приближается крайний срок или вы отстаете от графика, чтобы уложиться в срок, работа должна иметь самую высокую срочность.

Соблюдение сроков — важная часть предоставления вашим клиентам положительного опыта работы с вами, вот почему большинство фрилансеров понимают необходимость использования сроков при определении приоритетов в работе.

Будучи фрилансером, вы работаете в качестве делового партнера своего клиента и должны нести ответственность за выполнение всех задач в надлежащее время с целью достижения эффективных результатов. Люди, которые усердно и с умом работают, считают, что наиболее целесообразная расстановка приоритетов в своих задачах, означает получить от них максимальную отдачу.

2. Установите крайний срок каждого этапа

Если у проекта есть лишь крайний срок для завершения проекта, постарайтесь разбить свой рабочий процесс на несколько различных этапов или частей.

Назначьте каждому этапу крайний срок для полного завершения, который позволит вам перейти к следующему шагу, и затем используйте эти самостоятельно установленные сроки для определения приоритетов. Таким образом, вместо того, чтобы просто видеть окончательный крайний срок сдачи проекта, который может показаться чем-то весьма далеким, у вас будет четкое представление о небольших шагах, связанных с проектом, и о том, что вам нужно сделать сейчас, чтобы не сбавлять темп.

Эти контрольные сроки, которые вы установили для себя лично, возможно, даже не стоит сообщать клиенту: их можно использовать просто для того, чтобы помочь себе не сбиться с пути и видеть общую картину проекта.

Успешное выполнение проекта также может повлиять на все остальное, над чем вы работаете. Если один проект выбивается за рамки намеченной временной шкалы, вам, скорее всего, придется посвятить дополнительные часы тому, чтобы наверстать упущенное, что, конечно, отнимет время у других текущих проектов. Таким образом, придерживаясь четкого расписания, вы сможете эффективно расставлять приоритеты, а не быть вынужденным посвящать свое драгоценное время тому, чтобы наверстывать упущенное.

3. Подумайте о последствиях

Вполне вероятно, будут моменты, когда вы не будете точно уверены, как сможете все выполнить. Если у вас имеются несколько разных задач, требующих вашего внимания, и вы не знаете, как расставить приоритеты, подумайте о последствиях невыполнения работы или несоблюдения крайнего срока. Скорее всего, последствия от одной задачи к другой будут весьма различаться.

Например, у вас есть проект, который будет иметь катастрофические последствия, если вы не уложитесь в срок. Возможно, у клиента есть другие уже намеченные планы, такие как маркетинговая кампания, которая зависит от того, чтобы вы выполнили свою работу к определенной дате. С другой стороны, у вас может быть проект с приближающимся дедлайном, но при этом не имеющий никаких существенных последствий, если вы немного отстанете от графика.

Еще один фактор, который следует учитывать — ваши отношения с клиентом. Если это клиент, с которым вы работали уже не один раз и всегда соблюдали сроки, он может оказаться более понимающим, если вы изо всех сил пытаетесь уложиться в срок (в зависимости от ситуации). Или у вас может возникнуть ситуация, когда вы работаете с новым клиентом и надеетесь получить больше работы от него в будущем. В этом случае ваши отношения с клиентом могут быть достаточно важны, чтобы заставить вас перетасовать вещи и выполнить работу в срок.

4. Обдумайте условия оплаты

Вы также необходимо принять во внимание влияние, которое задача окажет на получение оплаты. У вас может быть проект, когда вам будут платить на разных этапах на протяжении всего рабочего процесса. Если вы находитесь в маленьком шаге от достижения одного из этих этапов возможно, вам захочется уделить дополнительное внимание тому, чтобы завершить его и получить деньги.

Аналогично, может возникнуть ситуация, когда клиент уже оплатил ваши услуги, и вам просто нужно завершить работу. Выполнение работы данного клиента может иметь приоритетное значение, поскольку он уже оплатил ваше рабочее время.

Если вы фрилансер, вам всегда нужно учитывать ситуацию с денежными потоками. Таким образом, принимая во внимание ситуацию с деньгами и то, как/когда будет произведена оплата, вы узнаете, над чем вам нужно поработать в первую очередь, чтобы ваш бизнес функционировал бесперебойно.

5. Учитывайте необходимое время

Бывают случаи, когда у вас есть две или более одинаково срочных задачи, которые конкурируют за ваше внимание. Однако, хотя они одинаково срочны, для их выполнения может потребоваться меньше времени.

Я предпочитаю расставлять приоритеты для задач, выполнение которых займет меньше времени, чтобы я могла вычеркнуть их из своего списка и иметь возможность более эффективно сосредоточиться на меньшем количестве оставшихся задач.

6. Ставьте ежемесячные цели и отталкивайтесь от них

Постановка целей может быть очень полезной при определении того, что нужно включить в ваш список дел. Этот процесс немного упростится, если вы взглянете на общую картину, прежде чем составлять список дел на определенный день. Попробуйте начать с ежемесячных целей того, что необходимо сделать. Затем посмотрите на конкретные действия или задачи, которые нужно выполнить для достижения этой цели. В первую неделю месяца примите самые срочные меры в отношении проектов, у которых есть жесткие сроки, и тех, которые являются основополагающими для других задач, после чего внесите их в список дел на неделю. Тогда вы сможете более эффективно планировать свою неделю, разбив ее на части и определив конкретные вещи, которые нужно делать каждый день.

Это может быть гораздо более эффективным способом определения приоритетов задач, чем просто попытка решить, над чем работать в течение определенного дня, не задумываясь над общей картиной. С еженедельными и ежемесячными списками дел в дополнение к ежедневному вы сможете увидеть, как каждая задача влияет на другие в вашем списке, проясняя более четко для вас приоритеты.

Кроме того, вы можете установить конкретные финансовые цели, которые помогут сохранить мотивацию и выполнить задачу.

7. Выделите процент своего времени на личные проекты

Помимо работы над клиентскими проектами, есть и другие важные задачи. Такие вещи, как работа с учебными пособиями, чтение книги по теме, о которой вы хотели бы узнать больше, обновление вашего сайта-портфолио, ведение блога и т. д., зачастую отодвигаются на второй план, поскольку они, похоже, не имеют такой же срочности, как и другие дела в вашем списке дел. Однако в долгосрочной перспективе такие личные проекты, как и возможности для развития или совершенствования очень важны.

Лучший способ убедиться, что у вас есть время для работы над такого рода вещами — расставить приоритеты, выделив время в своем расписании. Вы можете решить, что будете посвящать 10% своего времени (или какое-то другое количество) работе над подобными проектами и выделять время каждую неделю, чтобы делать что-то для собственного улучшения. Если вы не выделите время, скорее всего, у вас его и не будет на это, так как всегда будут возникать другие проблемы.

Дополнительные советы по уравновешиванию приоритетов

Управляйте прерываниями клиентов

Если вы управляете несколькими клиентами, вы не можете постоянно отвечать на неожиданные телефонные звонки и при этом выполнять какую-либо работу. Исследования показывают, что даже короткие перерывы могут иметь катастрофические последствия для производительности.

Прерывания могут привести к тому, что вы потеряете ход мыслей, что может привести к тому, что вы потратите на свой проект больше времени, чем планировали. В крайних случаях слишком частые перерывы могут привести к срыву дедлайна.

Вот две идеи для минимизации перерывов из-за телефона:

  • Расписание звонков. Сообщите своим клиентам, что вы принимаете звонки только по предварительной записи. Попросите их отправить вам электронное письмо, когда им нужно будет запланировать с вами конференц-связь. Сообщите им также, что на небольшие вопросы вы отвечаете по электронной почте.
  • Часы работы. Некоторые фрилансеры посвящают звонкам клиентов час или два каждый день. Если вы решите установить собственные часы работы, сообщите своим клиентам, когда вы будете доступны. Вы можете работать над некритическими задачами, пока ждете, не позвонят ли клиенты.

 Когда все остальное терпит неудачу, если клиенту абсолютно необходимо, чтобы вы были на связи, не забудьте взимать дополнительную плату за эту услугу.

Всегда договаривайтесь о дополнительном времени

Дело в том, что, несмотря на все свои усилия, большинство фрилансеров недооценивают, сколько времени займет проект. Это происходит потому, что оценивать сложно и есть много переменных. Оценка легко сбивается с правильного курса. До наступления дедлайна лучший способ не пропустить крайний срок из-за ошибки в оценке или непредвиденных обстоятельств — попросить немного больше времени для завершения проекта, чем вы предполагаете. Это дает вам буфер на случай, если что-то пойдет не так. А если ничего не пойдет не так, вы всегда можете сдать проект раньше срока.

Общайтесь регулярно

Еще один важный совет для работы с несколькими клиентами — регулярно поддерживать связь с каждым из них. Это не значит, что вам нужно заваливать их электронными письмами. Но вам следует регулярно поддерживать связь с клиентами на более длительных проектах, особенно когда вы достигаете контрольных точек, и обязательно своевременно отвечать на их электронные письма.

Также очень важно сообщать о любых проблемах или вопросах, которые у вас возникают. И обязательно сообщите своему клиенту как можно скорее, если вы не сможете сдать проект вовремя. Постоянное общение и обновление информации о текущем проекте поможет вашему клиенту лучше планировать работу с вами на будущее.

Следуйте инструкциям

Одна из основных причин неудовлетворенности клиентов — это фрилансеры, которые не следуют инструкциям. Теперь, если вы новичок на фрилансе, возможно, вы думаете про себя: «Я бы никогда этого не сделал». Но правда в том, что неверно истолковать или понять инструкцию клиента очень легко, когда вы спешите. Также легко перепутать инструкции между клиентами.

Чтобы убедиться, что вы идете по верному пути, несколько раз просмотрите все свое общение с клиентами, прежде чем приступить к работе и в ходе проекта. Вам также следует ознакомиться с вашим рабочим соглашением. Если что-то кажется вам непонятным, спросите об этом.

Превосходите ожидания ваших клиентов

Последний совет по работе с несколькими клиентами связан с их удержанием. В отличие от традиционной работы, когда работодатель обычно выплачивает вам выходное пособие по окончании сотрудничества, ваши клиенты могут прекратить отношения в любой момент. Поэтому, естественно, важно сделать их счастливыми.

Один из способов гарантировать, что ваши клиенты вернутся к вам для будущих проектов, — это превзойти их ожидания. Вы можете сделать следующее:

  • Досрочно завершить проект.
  • Привлечь внимание клиента к информации, которая может ему помочь.
  • Продвигать проект через свои профили в социальных сетях.

Управление клиентскими проектами является основным требованием для эффективности и создания положительного опыта для ваших заказчиков. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером или работаете агентстве, в клиентских проектах задействовано множество деталей и коммуникаций. Вот почему так важно иметь эффективную систему управления и обладать умением расставлять приоритеты.

Всем успешной работы и творчества!

Источник

  • 1548