Жизнь

Работа удаленно: все, что нужно знать заранее. Часть 2

Просто люблю писать, переводить и давать людям возможность читать интересный контент. И пусть я не всегда идеальна — есть к чему стремиться!!!

О положительных и отрицательных аспектах удаленной работы, мы рассказали вам в первой части. Также мы поделились некоторыми советами по производительности. Давайте поговорим еще немного о том, как улучшить и облегчить свою работу, когда работаешь удаленно.

Создать систему управления задачами

Чтобы наладить организованный рабочий процесс, важно иметь надежные системы управления проектами. Это особенно важно при работе с удаленными командами. Когда в вашу команду приходит новый участник, необходимо убедиться, что изучил вашу систему и то, как она работает.

Системы служат базовой основой для руководства вашей командой и повышения эффективности вашего рабочего процесса.

Системы управления задачами, которые стоит рассмотреть

Существует несколько способов приоритизации задач, но мы сосредоточимся на нескольких наиболее популярных подходах.

ABC метод

Метод ABC — это простой метод установки приоритетов, при котором вы назначаете задачи в своем списке дел с точки зрения:

  • А для наиболее важных задач: срочных и имеющих серьезные последствия, если они не будут выполнены своевременно.
  • B для задач, которые важны, но имеют умеренные последствия, если не выполнены вовремя. Эти задачи могут расстроить кого-то, если они не выполнены своевременно, но это не вопрос жизни и смерти, как в случае с задачами А.
  • C для задач, которые было бы здорово выполнить, но никакие реальные последствия не приписываются их невыполнению. Проще говоря, это задачи, которые могут подождать.

Если у вас есть несколько задач для A, B или C, нумеруйте их 1, 2, 3 (и т. д.) в порядке их приоритетов. Думайте об этом как о строгой системе, где вы сразу запускаете задание A-1 и не переходите к другому заданию, пока не закончите первое.

Метод «лягушка»

Менее сложная версия метода ABC, которая побуждает вас делать то, что вам меньше всего нравится (обычно это самая важная и тяжелая задача дня). Это трудно, но строгое соблюдение данного метода, поможет вам пройти через трудные вещи!

Метод четырех квадратов

Этот метод, популяризированный Стивеном Кови в его книге «7 навыков высокоэффективных людей», разделяет все задачи в вашем списке дел на четыре вадрата:

  • Первый квадрант для важных и неотложных задач (главный приоритет)
  • Второй квадрат для задач, которые важны, но не срочны
  • Третий квадрат предназначен для срочных, но не важных задач
  • Четвертый квадрат для задач, которые не являются срочными или важными

Другими словами, задачи в первом квадрате — это задачи, которые вы выполняете, задачи во втором квадрате-это задачи, которые вы решаете, когда делать, задачи в третьем квадрате-это те, которые вы делегируете, а задачи в четвертом квадранте-это те, которые вы удаляете (или планируете, возможно, сделать в будущем).

ВАЖНО: избегайте многозадачности.

Люди думают, что многозадачность полезна, но, согласно выводам нейробиолога из Массачусетского технологического института, многозадачность повышает вероятность того, что вы допустите ошибки, ухудшит производительность и препятствует творческому мышлению. Многозадачность заставляет ваш мозг тратить лишнюю энергию по мере перехода от задачи к задаче. Напротив, инновационное мышление возникает в результате длительных периодов концентрации.

45 минут сосредоточенной работы над одной вещью универсально лучше, чем 1,5 часа многозадачности. Начните задание (не отвлекаясь), закончите до конца, переходите к следующему.

Если вы постоянно переключаетесь между разными мыслями, ваш мозг должен вернуться назад, чтобы запомнить все детали различных задач, над которыми вы работаете. Сделайте себе одолжение и работайте только над одним заданием за раз!

Многозадачность не всегда хорошая вещь. Попробуйте работать над одной задачей за раз.

Советы по экономии рабочего времени

Время — это деньги, а также ваш самый мощный ресурс в качестве удаленного работника. Попробуйте следующие советы по экономии времени, чтобы быть более эффективными:

  • В настоящее время на рынке доступно так много средств автоматизации, что было бы стыдно не попробовать. Такие инструменты, как IFTTT и Zapier, позволяют автоматизировать задачи на основе триггеров, например, сразу же отправлять сообщения в свои учетные записи в социальных сетях, как только вы опубликовали пост в блоге на своем веб-сайте WordPress. Такие мелочи экономят время.
  • Делегировать и передавать на аутсорсинг. Каждый нуждается в небольшой помощи иногда. Если у вас есть помощник или удаленная команда, вам нужно будет делегировать некоторые задачи или даже просто части задач (например, исследование для поста в блоге), чтобы все двигалось вперед гораздо быстрее. Процесс начинается с выбора задач для делегирования. Обычно это несрочные задачи (например, задачи B или C с помощью метода ABC), особенно когда члены команды находятся в процессе обучения. Предоставьте члену вашей команды достаточно времени для выполнения заданий, чтобы у вас было время просмотреть результаты и добавить свои корректировки и изменения.
  • Избегайте встреч. Встречи, как правило, тратят ваше время, и вы должны избегать их как можно больше. Если вам необходимо встретиться  с кем-то для обсуждения сотрудничества, назначьте встречу самостоятельно и ограничьте ее максимум 30 минутами (15 минут должно быть вашим новым значением по умолчанию!). Составьте повестку встречи и убедитесь, что обе стороны подготовлены так, чтобы вы могли обмениваться идеями друг с другом с самого начала.
  • Используйте шорткоды. При написании электронных писем используйте шаблоны или шорткоды. Используйте программы, которые помогут вам запомнить или сгенерировать пароль, чтобы вам не приходилось фиксировать эту информацию в памяти (или, что еще хуже, хранить ее в небезопасном месте).
  • Отмените подписку на ненужные электронные письма, такие как новостные рассылки от брендов, которые вас не интересуют, и которые только добавляют работы при сортировке писем в папке «Входящие».

Инструменты для удаленной работы на дому

Zapier говорит, что три составляющие успешной настройки удаленной работы: команда, инструменты и процесс. Поскольку вы не можете реально контролировать других людей, сосредоточьтесь на управлении своими инструментами и процессом.

Еще один способ повышения производительности при удаленной работе — использовать лучшие доступные вам инструменты. В настоящее время на рынке представлено так много различных инструментов для удаленных работников, что трудно найти то, что соответствует вашим потребностям.

Вот некоторые из самых популярных инструментов для удаленной работы:

Облачное хранилище: Google Drive

Поскольку почти каждый имеет доступ к бесплатной учетной записи Google, имеет смысл использовать это облачное решение для хранения ваших файлов и доступа к ним, где бы вы не находились. Диск Google поставляется с 15 ГБ бесплатного хранилища с возможностью приобрести больше при необходимости. Google Drive поставляется с 15 ГБ свободного места с возможностью покупки больше, если это необходимо. Пакет Google Office (G Suite), который включает в себя текстовый процессор, электронную таблицу и средство создания презентаций (отличающиеся от набора программных средств Microsoft Office), позволяет обмениваться файлами и сотрудничать с другими пользователями в режиме реального времени.

Общение: Skype и Slack

Затраты могут быстро накапливаться, когда вам нужно совершать частые местные или международные звонки. Ответ удаленного работника на эту потенциальную проблему — Skype, который позволяет вам совершать неограниченные аудио- или видеозвонки (и даже конференц-связь) — при условии, что у вас стабильное Интернет-соединение.

Ян Хофен, основатель и генеральный директор Planio, рекомендует использовать текстовые инструменты для общения, особенно если вы работаете с членами команды, живущими в других странах. Вы не можете звонить им каждый раз, когда возникают проблемы! Использование текстовых средств коммуникации помогает прояснить ситуацию, потому что у вас есть возможность продумать все, что вам нужно сказать, а затем прочитать и отредактировать ваши сообщения для ясности.

Slack является одним из таких инструментов коммуникации, который несколько компаний используют вместо электронной почты (или в дополнение к ней). Slack интегрируется с другими популярными инструментами повышения производительности, такими как Google Drive, Asana и Trello.

Управление проектом: Asana

Хотя на рынке имеется несколько инструментов управления проектами, доступных на рынке, в зависимости от ваших потребностей, вам будет трудно найти что-то, что имеет такие надежные функции, как Asana. Инструмент идеально подходит для тех, кто работает с клиентами.

Если вам нужно что-то попроще, Trello — отличная альтернатива. Многие команды используют исключительно Trello для отслеживания и управления всем контентом.

Часовой пояс: Everytimezone.com

Говоря о времени, удаленная работа обычно влечет за собой жонглирование различными часовыми поясами с коллегами, блоггерами и разработчиками. Вместо того чтобы пытаться охватить все различия часовых поясов, добавьте в закладки инструмент, который выполняет преобразование часовых поясов для вас, например Everytimezone.com. Или, сделайте еще один шаг вперед и используйте инструмент, который позволяет вводить временные зоны людей, с которыми вы часто работаете, с которыми вы часто работаете, для удобства работы, например there.pm.

Не забывайте об уходе за собой

Если вы увлечены тем, что делаете, или преследуете крайний срок, вы обнаружите, что постоянно заняты работой. Пренебрежение заботой о себе — самый быстрый способ выгорания.

Вот несколько необходимых советов для практики заботы о себе и создания устойчивой ситуации удаленной работы:

  • Помните свои «почему». Вспомните причину, по которой вы начали работать дома: было ли это с целью проводить больше времени с семьей? Чтобы было больше свободного времени для отпуска? Оцените, действительно ли вы на пути к этой цели. Если нет, вам может понадобиться переосмыслить свои рабочие привычки или нанять помощника, чтобы снизить нагрузку.
  • Делайте частые перерывы. Многие думают, что перерывы контрпродуктивны, потому как в это время вы могли бы многое сделать. Но было доказано, что перерывы в работе повышают производительность, предотвращая усталость от принятия решений, повышая креативность и улучшая процесс обучения. Если вы все еще беспокоитесь о потраченном времени, почему бы не сделать продуктивный перерыв, чтобы заняться домашними делами, такими как загрузка белья в стиральную машинку, мытье посуды или влажная уборка? Время от времени вставать, чтобы двигаться, также важно для вашего здоровья!
  • Питайтесь правильно и занимайтесь спортом. Когда вы заняты работой, может быть заманчивым вариантом выбрать легкий способ и заказать еду на дом. Но одно из преимуществ работы на дому заключается в том, что у вас есть возможность готовить более здоровую пищу, а владение своим временем означает, что вы можете выкроить время из своего графика для тренировки. Вы должны заботиться о себе, потому что вы все, что у вас есть.
  • Завершение работы в конце дня. Тот факт, что у вас нет фиксированных рабочих часов или никто не говорит вам, чтобы вы пошли домой в конце дня, не означает, что вы должны просто продолжать работать до тех пор, пока ваше тело не сдастся. Установите здоровые границы. Работа никуда не денется, когда вы проснетесь утром и помните, ваша работа не подарит вам любовь и тепло, поэтому используйте это время, чтобы пообщаться со своими близкими.
  • Профессиональное развитие. Помимо поддержания вашего тела в хорошей форме, вы также должны подкармливать свой мозг. Инвестируйте в дальнейшее обучение: посещайте занятия (даже онлайн-уроки) и конференции. Никогда не поздно узнать что-то новое.
  • Награждайте себя. Вы усердно работаете, поэтому заслуживаете того, чтобы побаловать себя после хорошо выполненной работой. Это может быть что-то простое и маленькое (например, шоколадная плитка, которую вы давно хотели, но не могли позволить себе из-за диеты) или что-то огромное (например, отпуск, который вы всегда хотели провести). Это даже не должно быть материальным: возможно, ужин с друзьями — это то, что вам нужно. Просто помните, что не нужно это делать чем-то обычным, и что удовольствие приходит после результатов. Отсроченное удовлетворение может помочь выработать силу воли и даже может дать вам дополнительный толчок, чтобы закончить свою работу в кратчайшие сроки.

Заключительные мысли

Есть много преимуществ в удаленной работе, но также есть и проблемы. Если вы можете правильно распоряжаться своим временем, как начальник, вы можете использовать эту возможность в полной мере.

Всем успешной работы и творчества!

Источник

  • 883