Жизнь

Продуктивность: Полное руководство. Часть 3

Просто люблю писать, переводить и давать людям возможность читать интересный контент. И пусть я не всегда идеальна — есть к чему стремиться!!!

Повышение продуктивности гораздо проще, когда у вас есть правильные инструменты. Представьте себе, что вы пытаетесь подмести большой кухонный пол с помощью совка и веника. Безусловно, у вас все получится, однако, это займет вдвое больше времени, чем, если бы вы использовали пылесос.

С хорошим пылесосом вы сделаете всю работу более эффективно, в результате чего подобная эффективность может быть превращена в продуктивность, если вы используете сэкономленное время, чтобы сделать больше работы в другой части вашего дома. Используете робот-пылесос для автоматической очистки пола? Ваша производительность может удвоиться, поскольку вы тратите сэкономленное время для других задач.

Это именно то, что современные цифровые приложения могут сделать для вашего бизнеса. Они предоставляют вам лучшие инструменты для выполнения ключевых задач, которые часто служат препятствием для повышения производительности. Вот несколько основных приложений, которые могут помочь вам сделать больше.

Trello

Trello — это приложение для управления проектами и совместной работы, которое дает пользователям возможность организовать свою работу более интуитивно понятными способами и легко обмениваться обновлениями друг с другом.

Данное решение настолько удобно, что вы можете с легкостью использовать его для планирования сложного многомесячного проекта, требующего участия дюжины заинтересованных сторон, словно планируете ваш будущий отпуск.

У Trello есть доска, список и структура карт. Доска отображает название проекта и служит центральной панелью мониторинга для ключевых показателей эффективности и главных обновлений, которые применяются ко всем членам команды. Доска, по сути, является центром, отслеживающим все пункты, которые необходимо выполнить, задачи, которые находятся в процессе выполнения, и вопросы, которые были решены.

Уровень ниже доски — это список, содержащий группу связанных элементов, которые необходимо заполнить, что позволяет легко просматривать то, что должно произойти в рамках определенной категории. Вы можете использовать список для описания сложного процесса, который должен быть завершен, например, или для документирования материалов, которые необходимо приобрести, отсортированных по дате. Такая гибкость позволяет создать легко сканируемую группу связанных задач, к которым пользователи могут обращаться и получать обновления на платформе.

Карты еще более специфичны, выступая в качестве отдельных элементов в списке. Они описывают конкретную задачу, которую необходимо выполнить, и предоставляют соответствующие метаданные или проектную информацию, влияющую на эту задачу.

Пользователь Trello может войти в систему и быстро просмотреть доску, описывающую основную работу, которую необходимо выполнить, независимо от того, выполняется она или уже завершена. Оттуда вы можете перейти к конкретным спискам проектов, чтобы узнать больше о прогрессе и определить приоритетность того, что должно быть завершено. Фактические карты в списке содержат сведения, необходимые для выполнения конкретной задачи.

Trello облегчает поддержание продуктивности, помогая вам оставаться организованным как отдельно, так и в команде. Интеграция Trello с JotForm еще больше повышает вашу производительность. Вы можете использовать пользовательские инструменты создания форм для сбора и управления ключевыми данными проекта, а также настроить отправку форм для автоматической отправки информации в списки или карточки в Trello.

Zapier

Сколько времени вы обычно тратите каждый день на перемещение части информации из одного приложения в другое? Представьте себе, что клиент отправляет вам вложение с обновлением для текущего проекта. Вы должны скачать вложение, переместить его в приложение для обмена файлами, открыть приложение и использовать его для отправки файла в учетную запись пользователя в приложении, где  фактически выполняется вся работа.

Делать это время от времени на самом деле не проблема. Однако выполнение этих задач в том масштабе, который необходим многим компаниям для передачи соответствующих данных различным заинтересованным сторонам через различные приложения — это огромная трата времени. Вы добьетесь большего, если будете тратить меньше времени на выполнение подобных задач и больше времени и энергии на работу, которая фактически создает ценность для вашего бизнеса. Zapier решает эту проблему.

Zapier позволяет устанавливать триггеры для автоматизированных рабочих процессов, которые «заполняют» информацию между приложениями. К примеру, Zapier распознает новое электронное письмо с вложением в качестве триггера, копирует вложение в приложение для обмена файлами и предупреждает вас о процессе в приложении для совместной работы. Затем перемещает данные в нужное место, сохраняя вас в курсе событий и помогая избежать ненужной канцелярской работы.

Автоматизация не всегда должна быть сложным, технически подавляющим процессом. Zapier предоставляет вам инструменты для создания простых, оптимизированных рабочих процессов автоматизации, которые не требуют опыта разработки и позволяют автоматизировать задачу всего за несколько минут. Это решение интегрируется с более чем 1500 приложениями, включая JotForm.

Работая вместе с JotForm, Zapier может автоматически перемещать данные из форм в приложения, которые используют ваши пользователи. Например, если вы проводите крупный опрос клиентов, чтобы лучше понять, как конечные пользователи воспринимают один из ваших продуктов, вы можете использовать Zapier для сбора обновлений данных из JotForm и автоматического перемещения этих данных в электронную таблицу или инструмент отчетности, используемый для отслеживания результатов.

На сегодняшний день продуктивность часто заключается в том, чтобы предоставить людям доступ к нужным данным в нужное время. Когда пользователям приходится регистрировать данные вручную, повторно вводить информацию в нескольких местах или переключаться между приложениями, чтобы получить необходимую информацию, они в конечном итоге работают медленнее и легче отвлекаются. В этой ситуации также могут возникнуть проблемы с точностью и качеством данных.

Такие инструменты, как Zapier, помогут вам устранить эти проблемы с помощью простой автоматизации, которая позволяет легко обмениваться данными.

Slack

Если получение данных нужными людьми в нужное время является важной частью повышения продуктивности, то разработка стратегий более четкой коммуникации и обмена информацией между различными типами процессов и файлов также имеет решающее значение.

Вы не можете автоматизировать все. Членам команды, например, часто нужно разговаривать о работе, которую они выполняют. В старые времена цифровых инструментов начального уровня людям бы пришлось использовать приложения для конференций, открыть свою собственную версию файла и поговорить об изменениях, пытаясь, не отставать друг от друга. Каждый вносил бы изменения в свою версию файла — или имел бы одного записывающего человека, который бы занимался этим – при этом изо всех сил старался бы поддерживать естественную беседу.

Раздельные системы управления данными и файлами затрудняют соединение разных файлов с конкретными проектами и задачами, что усложняет совместную работу и снижает продуктивность. Slack решает эту проблему, предоставляя предприятиям централизованный социальный центр, где все члены команды или заинтересованные стороны могут:

  • Участвовать в текстовых чатах для обсуждения ключевых вопросов или предоставления обновлений по проектам.
  • Создавать внутренние форумы для обсуждения того, что происходит в данный момент, начиная с форума, на котором обсуждаются лучшие закуски, до серьезного места для обсуждения идей по разработке продукта.
  • Прикреплять файлы к проектам, разговорам или записям на форумах, чтобы обеспечить людям получение данных, необходимых для совместной работы.
  • Контролировать авторизацию и доступ к разговорам, общим файлам и даже частям форумов, чтобы гарантировать, что только авторизованные пользователи могут получить доступ к совместно используемым данным, одновременно облегчая получение информации для тех, кто имеет доступ.
  • Перемещаться между различными способами коммуникации — текстовый чат, форумы, голосовой вызов, видеозвонок, общий доступ к экрану и т.д. — все в пределах одного приложения.

Пробелы в сотрудничестве часто являются препятствием на пути повышения продуктивности. Когда все заинтересованные лица не могут эффективно обмениваться информацией или общаться друг с другом, они будут работать самостоятельно. Это может привести к плохому обмену информацией и созданию операционных бункеров, которые заставляют людей, работать над одними и теми же задачами, но по-разному. Такая трата времени и усилий может привести к финансовым потерям или даже к еще худшему.

Современные приложения для совместной работы предназначены для того, чтобы облегчить людям общение в соответствии с их повседневными рабочими процессами. Вместо того чтобы открывать отдельные приложения или переходить между интерфейсами, все находится в одном и том же месте, упрощая совместную работу и повышая производительность.

Идея «работать умнее, а не усерднее» часто связана с повышением эффективности. Но это также влияет на вашу способность выполнять работу, поскольку другие члены команды, которые избегают легких ошибок, вызванных недостатком общения, могут сделать больше, потому что они тратят меньше времени на устранение неполадок и пытаются понять, как предотвратить ошибки в будущем.

Todoist

В упрощенном виде, Todoist — это цифровой список дел. Он опирается на эту функциональность с помощью средств обмена сообщениями, управления проектами и совместного использования файлов, гарантируя, что вы можете отслеживать то, что вам нужно сделать, и упрощать планирование, назначение задач и отслеживание прогресса, и все это в режиме реального времени.

Twist

Если Todoist берет идею списка дел и упрощает его, чтобы вы могли сосредоточиться на основных задачах, то Twist привносит ту же философию в общение. Многие корпоративные инструменты для совместной работы позволяют коллегам собраться в одном месте и работать над общим проектом. Но такой масштаб операций часто может привести к некоторому хаосу, поскольку все стараются идти в ногу со всеми задачами, происходящими одновременно.

Twist предоставляет оптимизированную, минималистичную платформу для совместной работы, которая позволяет вам вести беседы в одном месте, организованном по темам или предметам, чтобы все было скоординировано и согласовано.

Использование приложений для достижения реальных успехов в продуктивности

Вы можете сделать очень многое для повышения продуктивности за счет оптимизации процессов, планирования и подобных стратегий. В какой-то момент вы столкнетесь с ситуацией, когда могли бы сделать больше и быстрее, но ваши технологии ограничивают вас. Если вы не можете легко обмениваться данными или вам приходится иметь дело с громоздкими устаревшими приложениями для выполнения ключевых задач, это приводит к снижению продуктивности.

Стратегическое инвестирование в новые приложения для повышения производительности может помочь вам добиться реального прогресса в направлении устойчивого роста продуктивности. Правильные решения могут донести данные до пользователей более интуитивно понятными способами и подготовить их к работе более гибким, естественным образом. Это создает большее чувство свободы у всех участвующих в работе над проектом, помогая им стать более продуктивными.

Всем успешной работы и творчества!

Источник

  • 1171