Жизнь

Продуктивность: Полное руководство. Часть 2

Просто люблю писать, переводить и давать людям возможность читать интересный контент. И пусть я не всегда идеальна — есть к чему стремиться!!!

Повышение продуктивности в любом бизнесе начинается на индивидуальном уровне. Поиск способов сделать больше самостоятельно поможет вам моделировать позитивное поведение ваших сотрудников или коллег. Это также позволяет вам попробовать различные стратегии повышения производительности, которые затем можно передать другим в рамках программ обучения. Независимо от того, хотите ли вы организовать свою работу с помощью более точного планирования или просто освободить свое пространство, следование этим советам может помочь вам получить преимущество.

Предлагаем вам некоторые распространенные стратегии продуктивности и рекомендации, как вы можете в полной мере использовать их.

Используйте планировщики для повышения продуктивности

Вы можете сделать больше, чем просто оптимизировать свое расписание с помощью планировщика. Вы можете персонализировать свой планировщик на основе ваших потребностей и использовать его для:

  • Записи напоминаний о том, что вы хотели сделать.
  • Записи времени встреч, событий в течение дня или рабочих этапах, о которых вам нужно подумать.
  • Заметки о планах и требованиях на день, при этом рассматривайте планировщик как миниатюрный журнал, не требующий обслуживания, но в котором вы отмечаете размышления о своем графике и планируете заранее.
  • Записи ключевых фрагментов информации, которые могут помочь вам вспомнить важную деталь, направляясь на встречу или просто, чтобы начать свой день позитивно.

Бумажные планировщики могут помочь повысить производительность, помогая вам мысленно избавиться от хлама. Кроме того, отказ от монитора и запись подробностей от руки помогут вам запомнить все нужные ключевые моменты. Это, в свою очередь, поможет сосредоточиться на самых важных частях вашего дня, позволяя расставить приоритеты в отношении того, что важно, и добиться больших результатов.

В качестве альтернативы, цифровые планировщики могут быть невероятно организационными инструментами, интегрирующимися с вашим почтовым приложением или другим подобным решением, чтобы вы могли получать уведомления, когда необходимо что-то сделать. Планируйте свой день в приложении, и оно будет отправлять вам оповещения о встречах заранее. Это означает, что вам не нужно беспокоиться о деталях планирования, что позволяет вам сосредоточиться на текущей задаче и быть более продуктивным.

При использовании этих инструментов может оказаться полезным масштабировать их для вашего бизнеса. Например, программное обеспечение G Suite, о котором мы поговорим позже в этом руководстве, позволяет создать календарь для рабочей учетной записи электронной почты и поделиться им с коллегами. Затем вы можете видеть события друг друга и получать уведомления о расписаниях друг друга. Эти типы инструментов расширяют преимущества личной продуктивности до уровня организации.

Создайте блок-графики, чтобы устранить отвлекающие факторы

Вы когда-нибудь чувствовали, что ваш день настолько заполнен отвлекающими факторами, что кажется, вы никогда не сможете сесть и сделать что-то? Вы не один. Бизнес-лидеры, столкнувшиеся с этой проблемой, часто заимствуют идею из академических кругов — блочное планирование — чтобы помочь себе избавиться от отвлекающих факторов, которые ограничивают продуктивность.

Блочное планирование устраняет многие частые действия и заменяет их меньшим количеством задач, на которые вы тратите больше времени. В школах это может означать отход от учеников, которые получают каждый курс по часу в день, и вместо этого чередование курсов в течение недели, каждый из которых состоит из нескольких часов, чтобы сбалансировать ситуацию.

Предоставление людям большого блока времени для работы над одной задачей или набором связанных с ней задач может помочь им сосредоточиться и в итоге сделать больше. Это не только уменьшает отвлечение внимания и трату времени на постоянное переключение между задачами, но и дает вам возможность сосредоточиться на чем-то одном.

Очень важно найти способы контролировать свое внимание на рабочем месте. Фрилансеры, как и владельцы малого являются очень разносторонними людьми, и они не могут позволить себе переключаться между задачами снова и снова в течение дня, каждый раз переориентируясь. Блочное планирование решает эту проблему.

Хотя вы, вероятно, не дойдете до точки, где вы можете блокировать целые дни для конкретных задач, вы можете ограничить часть своего дня — например, блок из трех часов каждый вторник и четверг — для определенной цели, помогающей вам быть более продуктивным в это время.

Используйте функцию преобразования голоса в текст, чтобы упростить свой рабочий день

Остановка, чтобы записать идею или напомнить себе, сделать что-то позже в тот же день, не только раздражает, но и может нарушить вашу цепочку мыслей и помешать вашей продуктивности. Более того, если вы озабочены кучей несвязных идей, это ограничит вашу концентрацию, потому что вы думаете обо всем остальном, что вам нужно сделать в этот день.

Программное обеспечение и приложения для преобразования голоса в текст позволяют быстро сделать заметку, обновить календарь или даже отправить сообщение коллеге, не останавливаясь, чтобы найти ручку, взять лист бумаги, записать заметку и надеяться, что вы не потеряете ее до того, как начнете использовать.

С помощью приложений «голос в текст» вы можете говорить в микрофон вашего мобильного телефона, и он будет преобразовывать все сказанное в текст. Простые решения для преобразования голоса в текст отлично подходят, если вам нужно сделать быструю заметку. Однако цифровые помощники, такие как Siri от Apple или Alexa от Google, переводят эту функциональность на другой уровень. Эти приложения интегрируются с вашими календарями, контактами, поисковыми системами и другими подобными инструментами, позволяя вам взаимодействовать с данными различными способами, и все это с помощью вашего голоса.

Если вы наткнулись на деловой контакт и хотите напомнить себе о необходимости назначить встречу, вам не нужно записывать имя или надеяться, что вы не забудете сделать это позже. Просто скажите своему телефону, чтобы он вам напомнил. Вы даже можете указать время, когда вы хотели бы получить сообщение или оповещение, основанное на вашем местоположении. Такая функция преобразования голоса в текст может повысить вашу продуктивность, просто сократив количество времени, которое вы тратите на попытки запомнить или записать что-то, чтобы вы могли потратить больше времени на выполнение своей работы.

Слушайте музыку, чтобы создать спокойствие

Чувство срочности и даже поспешность могут помочь вам выполнить определенные задачи. Представьте себе ту бессмысленную задачу, которую вы боитесь и пытаетесь выполнить в конце дня, используя возможность вернуться домой или к личным делам, чтобы мотивировать вас. Поскольку задача не требует размышлений, вы можете просто сосредоточиться на ее быстром выполнении. Музыка может помочь вам зарядиться энергией для такого рода бессмысленной работы. Включите свой любимый плейлист и позвольте ритму подтолкнуть вас к работе.

Но что происходит, когда вам нужно притормозить, не торопиться и действительно подумать о том, что вы делаете? Определенные виды музыки, особенно инструментальные композиции, могут помочь мозгу сосредоточиться. Это делает их естественными, когда вы пытаетесь сосредоточиться на абстрактной задаче, которая требует мышления и творчества. Музыка может играть в фоновом режиме, обеспечивая определенную степень белого шума, а также разжигая творческий потенциал.

В конечном счете, музыка оказывает огромное влияние на то, как мы думаем. Она может успокоить нас, помочь сосредоточиться, дать нам заряд энергии и отвлечь от негативных мыслей. Стратегическое включение музыки в вашу повседневную жизнь — обеспечение того, чтобы то, что вы слушаете, соответствовало вашим личным стремлениям — это отличный способ повысить продуктивность в веселой и интуитивно понятной форме.

Рассмотрите однозадачность для повышения эффективности

Существует много недостатков в многозадачности: практически невозможно, чтобы один человек делал несколько вещей одновременно и делал их хорошо. Бывают моменты, когда половинное усилие, которое приходит с разделением внимания между несколькими вещами, прекрасно — например, когда вы заполняете бессмысленную бумажную работу. Но как фрилансер, скорее всего, вы не просто заняты, вы постоянно сталкиваетесь с важными решениями, которые требуют тщательного обдумывания и концентрации. Введите однозадачность.

Однозадачность, как и блочное планирование, призвано помочь устранить беспорядок, чтобы вы могли сосредоточиться на текущей задаче. Эта практика включает в себя поиск единственной задачи, которую нужно выполнить, обработку этого процесса, а затем переход к следующему. Иногда блокировка времени в вашем расписании для однозадачности необходима, чтобы избавить вас от постоянных перерывов, которые вынуждают вас попасть в ловушку многозадачности.

Идея здесь довольно проста: сосредоточившись на конкретной задаче, делая ее хорошо, и двигаясь дальше, вы гарантируете, что выполняете работу хорошо, потому что ваш ум ясен. Вместо того чтобы лихорадочно прыгать между несколькими задачами, вы сосредотачиваетесь на проблеме, стоящей перед вами. Это может принести более хорошие результаты, помогая вам работать достаточно хорошо, чтобы вы делали меньше ошибок и в конечном итоге были более продуктивными в долгосрочной перспективе.

Сосредоточьтесь на важных задачах по усилению производительности

У всех нас был такой день, когда кажется, что мы ничего не можем сделать из-за постоянных отвлекающих факторов. Вы пытаетесь потренироваться, но незначительная проблема дома сокращает ваше время в тренажерном зале наполовину, после чего вы беретесь за работу, испытывая стресс. Затем вы пытаетесь закончить ключевой этап работы, но продолжаете получать телефонные звонки от коллеги или других клиентов, которые нуждаются в помощи по менее важной задаче, но которая оказывается срочной.

В течение дня, кажется, что все важное переключается на выполнение чего-то тривиального, и вы заканчиваете рабочий день, чувствуя себя напряженным и отстающим от графика.

Такая проблема продуктивности является распространенной для многих людей, и, как правило, вам необходимо моделировать приоритеты. Определите наиболее важные задачи на день и уделите им то внимание, которого они заслуживают. Не позволяйте срочности создавать ложное чувство важности. Устанавливая четкие цели и границы, вы можете с большей легкостью расставлять приоритеты в том, что наиболее ценно, и знать, когда вы можете это выполнить.

Когда вы освоите определение приоритетов, начните использовать их во всем, помогая себе и коллегам, а также клиентам, сосредоточиться на самых важных процессах. Это приводит к повышению производительности, в значительной степени за счет того, что вы тратите большую часть своего времени на наиболее ценные этап, позиционируя их так, чтобы они могли генерировать больше для вашего бизнеса.

Ставьте перед собой цели, чтобы двигаться вперед

Расстановка приоритетов — это естественная точка входа в процесс постановки целей. Вы не можете эффективно расставлять приоритеты, если у вас нет четкого представления о своих целях как личности и как бизнеса. Уделяя время каждое утро для постановки целей — возможно, в вашем планировщике — вы можете подготовиться к предстоящему дню и убедиться, что вы постоянно сосредоточены на том, что нужно сделать.

Ежемесячные, ежеквартальные и годовые цели могут обеспечить больший фокус на общей картине, обеспечивая последовательность, позволяющую эффективно расставлять приоритеты каждый день, при этом, не увязая в попытках выяснить, что является наиболее важным. Если у вас есть четкие цели, они могут служить мерными палочками для других задач. Вы можете использовать свои цели, чтобы оценить, стоит ли что-то вашего времени, что помогает максимизировать продуктивность.

Выполнение этого на личном уровне может помочь вам избежать застоя. Более того, использование этой практики в рамках всего вашего бизнеса может объединить команду для реализации общих идей и помочь всем в выполнении повседневных задач.

Предотвращение выгорания

Выгорание — это враг продуктивности. Люди испытывают эмоциональное выгорание, когда длительные периоды переутомления — или работа над задачами, которые не кажутся ценными — создают значительную усталость. Будь то физическая, эмоциональная или интеллектуальная, усталость может подорвать продуктивность. Это не только замедляет людей, но и делает их более склонными к ошибкам. Предоставление времени на выявление ошибок, их исправление и возвращение к нормальной работе может иметь значительные негативные последствия для продуктивности.

Предотвращение выгорания гораздо эффективнее, чем попытки справиться с ним. Некоторые стратегии, которые вы можете предпринять, чтобы предотвратить выгорание, как для себя, так и для своих сотрудников, включают:

  • Создание четких границ вокруг работы, чтобы вы или другие члены команды не чувствовали необходимости быть постоянно на связи и доступными. Необходимость все время держать работу на задворках своего сознания может быстро привести к выгоранию, так как сосредоточенность на работе может ограничить вашу способность к полноценному отдыху.
  • Организуйте рабочие роли или свой личный рабочий график таким образом, чтобы в течение одного-двух дней выполнялись самые разные задачи. В то время как блокирование кусков времени для конкретных процессов или областей рабочего процесса — это здорово, попытка делать одно и то же снова и снова создает монотонность, что, в свою очередь, способствует выгоранию по мере нарастания усталости.
  • По возможности берите продолжительные отпуска. Вы когда-нибудь боялись возвращаться к работе после недельного отпуска, однако после двухнедельного перерыва обнаружили, что позитивно думаете о работе и рады вернуться? И снова, вы такой не один. Выгорание усиливается, когда вы не делаете значительных перерывов, потому что усталость может постепенно нарастать. Уход на значительный промежуток времени помогает вам избавиться от привычек и стереотипов мышления, которые подпитывают выгорание и сдерживают вас или ваших коллег. Вам даже не нужно уезжать куда-то. Уделение времени хобби или отдыху может быть ключевым фактором в обеспечении необходимого вам разнообразия.

Это всего лишь несколько советов, которые помогут вам справиться с выгоранием, но эти темы являются распространенными для большинства советов. Сдерживание эмоционального выгорания — это вопрос разнообразия и отдыха.

Избегайте убийц продуктивности

Почти каждый работающий профессионал сталкивался с этим. Вы заходите на какой-то сайт, не связанный с вашей работой, чтобы быстро проверить что-то, а затем втягиваетесь, и в следующий момент понимаете, что прошел уже час, вы опаздываете на встречу, но вас отвлекли потрясающие вещи и видео, на которые вы смотрели. Интернет — это убийца продуктивности, но он также способствует ее повышению.

Такие ресурсы, как социальные сети, онлайн-СМИ и различные средства коммуникации, могут быть отличным местом для получения ключевой информации, которая поддерживает работу и помогает вам быть более продуктивными. Они также могут быть местами, где вы начинаете искать информацию, связанную с работой, и отвлекаетесь на цепочку контента, которая заставляет вас тратить время впустую.

Поиск способов избежать этих убийц продуктивности является ключевым моментом. Вот несколько советов, которые помогут вам оставаться сосредоточенными:

  • Создайте личный набор границ для того, как и когда вы будете использовать онлайн-инструменты для определенных целей, не связанных с работой, и строго соблюдайте их.
  • Даже не открывайте приложения для общения, если вам не нужно активно привлекать коллегу или клиента в данный момент к рабочему процессу. Большинство приложений могут работать в фоновом режиме и уведомлять вас, если приходит важное сообщение.
  • Создайте рабочую среду, в которой вам будет трудно отвлекаться. Например, хранение безобидных «офисных игрушек» на столе может избавить вас от соблазна сбиться с пути, если вам нужен умственный перерыв.

Существует множество отвлекающих факторов, которые могут убить продуктивность, и каждый реагирует на различные виды деятельности по-своему. Потратьте время, чтобы определить, что именно вас особенно отвлекает, и сосредоточьтесь на блокировании этих вещей, когда это возможно.

Приведите в порядок ваш рабочий стол

Те офисные игрушки, которые помогают вам расслабиться, когда вам это нужно, великолепны в определенных рамках. Декоративные элементы, которые помогут вам персонализировать ваше пространство, могут сделать место более комфортным, чтобы вы могли чувствовать себя непринужденно и сосредоточиться. Канцелярские товары — степлеры, рулоны скотча, ваш телефон, бумага, лотки, ручки и т. д. — инструменты, которые вам необходимы. При правильном использовании все эти вещи могут помочь вам быть более продуктивным.

Проблема заключается в том, что грань между полезным, продуктивным рабочим местом и загроможденным, отвлекающим внимание столом может быть очень тонкой. Это также очень личная граница. Дайте одному человеку минималистский письменный стол с компьютером «все-в-одном» и всем остальным аккуратно сложенным в ящиках, и он будет вдохновлен пустым пространством. Но дайте тот же самый стол другому работнику, и он может найти его строгим, устрашающим и пугающим. А что работает для вас?

Эксперимент с вашим рабочим пространством, чтобы найти правильный баланс, это ключ, но независимо от вашего личного вкуса, важно уменьшить свое пространство, чтобы исключить ненужные вещи. Каждый предмет, от которого вы не получаете пользы — это просто объект, который привлекает ваше внимание и отвлекает вас. Постоянный раздражитель вызывает стресс. Найдите правильное сочетание уютного беспорядка и организованного мира для ваших потребностей, чтобы вы могли повысить производительность.

Конечно, это гораздо проще, если у вас есть специальное офисное помещение. Возможно, вам придется установить некоторые границы для остальных в открытом офисе или полуоткрытой кабинке коворкинга, например. Удобный беспорядок одного человека может быть организационным кошмаром для соседа.

Предпринимайте практические шаги для повышения продуктивности

Эти советы могут быть простыми и понятными способами корректировки ваших привычек для повышения продуктивности. Но, взятые вместе, они могут изменить то, как вы подходите к работе каждый день. Продвижение к большей производительности часто связано с устранением многих мелких барьеров, которые сдерживают вас.

Следование этим советам может помочь вам повысить вашу собственную продуктивность и продвинуть более сильные практики в вашем бизнесе. Они — отправная точка. Читайте в следующей части об инструментах, которые могут помочь вам и вашему бизнесу стать еще более продуктивными.

Продолжение следует…

Всем успешной работы и творчества!

  • 1068